Automatizace HR agendy: nábor, nástup a dokumenty
Pro firmy, kde HR dělá jeden člověk nebo ho dělá majitel a asistentka vedle své práce. Automatizace převezme opakované kroky v náboru, při nástupu a u dokumentů, aby na lidi zbyl čas tam, kde je potřeba člověk.
- Nejvíc času v malém HR spolknou opakované kroky: odpovědi uchazečům, plánování pohovorů, nástupní dokumenty, hlídání školení a termínů.
- AI umí životopisy roztřídit, shrnout a porovnat s požadavky. Rozhodnutí o uchazeči ale musí zůstat na člověku.
- Nástup zaměstnance jde převést na kontrolní seznam, který sám rozešle úkoly IT, vedoucímu, mzdové účetní i novému kolegovi.
- Dokumenty se generují ze šablon a údajů zadaných jednou, podpis může být elektronický.
- AI v náboru patří podle AI Act mezi vysoce rizikové použití a osobní údaje uchazečů chrání GDPR. To je třeba vzít v úvahu od začátku.
Kde HR agenda ztrácí nejvíc času
V menších firmách HR obvykle není samostatné oddělení, ale část náplně někoho, kdo dělá i jiné věci. Čas se ztrácí v drobnostech, které se opakují:
- Inzerát přinese desítky odpovědí a každou je potřeba otevřít, posoudit a odpovědět.
- Domlouvání termínů pohovorů zabere víc e-mailů než samotný pohovor.
- Při nástupu se zapomene na přístup do systému, pracovní oblečení nebo vstupní školení BOZP.
- Smlouvy, dodatky a potvrzení se píšou ručně ze starého souboru a s chybami v údajích.
- Nikdo nehlídá, komu končí zkušební doba, platnost lékařské prohlídky nebo opakované školení.
Každá z těchto věcí je malá, ale dohromady to typicky znamená několik hodin týdně a riziko pokuty nebo nepříjemného nástupu. Kolik to stojí ve Vaší firmě, spočítáte v kalkulačce ruční práce.
Nábor: třídění životopisů a komunikace s uchazeči
- Sběr odpovědí na jedno místo. Odpovědi z pracovních portálů, z webu i z e-mailu se uloží do jedné evidence uchazečů, nikoli do pěti schránek.
- Vytěžení a shrnutí. AI z životopisu vytáhne praxi, vzdělání, jazyky, dostupnost a požadovanou mzdu a připraví krátké shrnutí.
- Porovnání s požadavky. Každý uchazeč dostane přehled, které požadavky inzerátu splňuje a které ne, s odkazem na místo v životopise. Řazení je podklad pro člověka, ne verdikt.
- Odpovědi. Potvrzení přijetí, pozvánka na pohovor nebo zdvořilé odmítnutí se odešlou ze šablon. Odmítnutí vždy po rozhodnutí člověka.
- Pohovory. Uchazeč si vybere termín z volných časů v kalendáři, oba dostanou připomínku.
Podobný princip, kdy AI třídí příchozí zprávy a navrhuje odpověď, popisujeme u AI třídění poptávek a e-mailů.
Nástup zaměstnance, dokumenty a školení
Nástup jako kontrolní seznam
Po podpisu smlouvy systém založí úkoly pro všechny, kdo se na nástupu podílejí: IT připraví účty a zařízení, vedoucí naplánuje první den, mzdová účetní dostane údaje, sklad vydá pomůcky. Každý úkol má termín a odpovědnou osobu, HR vidí stav na jednom místě.
Dokumenty ze šablon
Pracovní smlouva, dohoda, mzdový výměr nebo potvrzení se vygenerují ze schválené šablony a údajů, které se zadaly jednou. Podpis může proběhnout elektronicky. Dokumenty se uloží do osobní složky s přístupem jen pro oprávněné.
Termíny a školení
Konec zkušební doby, doby určité, periodické lékařské prohlídky, školení BOZP nebo řidičů. Systém pošle upozornění včas odpovědné osobě. Pokud evidujete i docházku, navazuje na to docházka a plánování směn.
Hotový HR systém, nebo automatizace na míru
- Hotový HR nebo náborový systém. Nabízí evidenci zaměstnanců, nábor, dovolené a dokumenty v jednom. Hodí se, když firma nemá žádný systém a standardní procesy jí vyhovují.
- Automatizace nad stávajícími nástroji. Když už máte mzdový program, sdílené úložiště a e-mail a chybí jen propojení: šablony, úkoly, upozornění a třídění životopisů. Často je to nejrychlejší cesta.
- Systém na míru. Pro firmy s více provozy, směnným provozem, specifickými školeními nebo potřebou napojení na výrobu a docházku.
U všech variant platí, že údaje o zaměstnanci by se měly zadávat jednou a odtud putovat do mezd, docházky i dokumentů. Pokud se jméno, adresa nebo pozice přepisují do tří systémů, chyby se objeví dřív nebo později v nejcitlivějším místě, ve výplatě.
Na co si dát pozor: GDPR a AI Act
- Osobní údaje uchazečů. Životopisy jsou osobní údaje. Uchovávejte je jen po dobu výběrového řízení, pokud nemáte jiný právní důvod, typicky souhlas s dalším uchováním. Nastavte automatický výmaz.
- Kam data jdou. Pokud životopisy zpracovává AI model, musí být jasné, kde data leží, zda je poskytovatel nepoužívá k trénování a jaká je smlouva o zpracování. Více v průvodci AI ve firmě bezpečně.
- Rozhodnutí dělá člověk. GDPR omezuje rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které má na člověka významný dopad. AI proto třídí a shrnuje, odmítnutí potvrzuje člověk.
- AI Act. Nařízení EU o umělé inteligenci řadí AI systémy pro nábor a výběr uchazečů mezi vysoce rizikové. Povinnosti nabíhají postupně, týkají se poskytovatelů i firem, které takový systém používají. Aktuální stav je dobré ověřit před nasazením.
- Férovost. Pravidla pro řazení by neměla zohledňovat věk, pohlaví, národnost ani jiné znaky, které s prací nesouvisejí.
Jak HR automatizaci postavíme my
V rozboru projdeme, co dnes v náboru a při nástupu děláte ručně a kde vznikají chyby. Dostanete návrh s rozsahem a cenou předem, často s první částí zaměřenou na jednu oblast, například nástupní kontrolní seznam nebo třídění odpovědí. Stavíme po funkčních částech a průběžně ukazujeme, co funguje. Celou dobu jedná jeden odpovědný člověk.
HR automatizaci stavíme v rámci služby AI automatizace a propojení systémů. Z čeho se cena skládá, popisuje stránka kolik stojí automatizace. Ozvěte se přes kontakt.
Časté otázky
Může AI třídit životopisy uchazečů?
Může je vytěžit, shrnout a porovnat s požadavky inzerátu, což ušetří čas při prvním průchodu. Rozhodnutí o odmítnutí nebo pozvání by ale mělo zůstat na člověku, a to kvůli GDPR i AI Act, který AI v náboru řadí mezi vysoce rizikové použití.
Jak dlouho smím uchovávat životopisy neúspěšných uchazečů?
Obecně jen po dobu výběrového řízení a přiměřenou dobu po něm, pokud nemáte jiný právní důvod. Pro delší uchování, třeba pro budoucí pozice, se typicky žádá souhlas uchazeče. Konkrétní lhůty je dobré nastavit ve vnitřních pravidlech a nechat systém mazat automaticky.
Co všechno se dá automatizovat při nástupu nového zaměstnance?
Založení úkolů pro IT, vedoucího, mzdovou účetní a sklad, generování smluv a dokumentů ze šablon, elektronický podpis, uvítací e-mail s informacemi na první den a naplánování vstupních školení. HR pak vidí stav všech kroků na jednom místě.
Potřebujeme kvůli tomu nový HR systém?
Ne vždy. Pokud máte mzdový program, úložiště dokumentů a e-mail, často stačí je propojit a doplnit šablony a upozornění. Nový HR systém dává smysl, když dnes nemáte evidenci zaměstnanců na jednom místě.
Umí systém hlídat platnost školení a lékařských prohlídek?
Ano, je to jedna z nejjednodušších a nejužitečnějších automatizací. Ke každému zaměstnanci se eviduje datum a periodicita a systém včas upozorní odpovědnou osobu, případně rovnou navrhne termín.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě AI & automatizace.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575