Digitalizace stavební firmy
Pro stavební a řemeslné firmy, kde rozpočty vznikají v Excelu, docházka se sbírá na papíře ze staveb a o stavu zakázky ví hlavně stavbyvedoucí. Popisujeme, které části agendy převést do systému jako první a jak propojit kancelář se stavbami.
- Digitalizace stavební firmy obvykle zahrnuje pět oblastí: nabídky a rozpočty, evidenci zakázek, stavební deník, docházku na stavbách a práci se subdodavateli.
- Nejrychleji se vrací propojení docházky a nákladů se zakázkou, protože firma konečně vidí skutečnou marži každé stavby.
- U nadlimitních veřejných zakázek je elektronický stavební deník povinný. I mimo ně usnadňuje dokládání víceprací a sporů.
- Aplikace pro stavbu musí fungovat na telefonu, s fotkou a i při slabém signálu. Jinak ji lidé v terénu nepoužívají.
- Hotový stavební software se hodí pro standardní agendu, systém na míru tam, kde se firma liší způsobem práce nebo potřebuje propojit více nástrojů.
Kdy stavební firma potřebuje digitalizaci
Menší stavební firma zvládne zakázky v tabulce a v hlavě majitele. Jakmile běží souběžně víc staveb, více part a subdodavatelů, začnou se objevovat stejné problémy:
- skutečná marže zakázky je známá až po vyúčtování, někdy vůbec,
- výkazy hodin chodí ze staveb na papíře nebo přes zprávy a ručně se přepisují pro mzdy,
- vícepráce nejsou včas zapsané a podložené, takže se těžko fakturují,
- nabídky se počítají znovu od nuly, i když firma podobnou stavbu dělala loni,
- faktury od subdodavatelů nejde snadno přiřadit ke konkrétní zakázce a etapě,
- fotky ze stavby jsou v telefonech jednotlivých lidí.
Kolik času firmu stojí jen ruční přepis výkazů a dokladů, si orientačně spočítáte v kalkulačce ruční práce.
Pět oblastí a co v nich systém dělá
Nabídky a rozpočty
Rozpočet z položek a vlastních ceníků, šablony podle typu stavby, verze nabídky a stav jednání. Na stránce automatizace cenových nabídek popisujeme celý postup od výpočtu po sledování.
Evidence zakázek
Každá stavba má svou kartu: rozpočet, etapy, termíny, odpovědné lidi, náklady, faktury a dokumenty. Vedení vidí, kolik bylo rozpočtováno a kolik skutečně utraceno. Obecně se tomu věnuje stránka evidence zakázek místo Excelu.
Stavební deník
Denní záznamy, počasí, přítomné osoby, fotky, záznamy technického dozoru a podpisy. Elektronický deník je dohledatelný a nedá se ztratit. U staveb, které jsou předmětem nadlimitní veřejné zakázky, je jeho elektronická forma povinná, jinde je volbou.
Docházka na stavbách
Pracovník nebo parťák zapíše hodiny v telefonu ke konkrétní stavbě a činnosti. Data jdou rovnou do podkladů pro mzdy a do nákladů zakázky.
Subdodavatelé
Přehled smluv, objednaných prací, převzetí a faktur podle zakázky. Faktura subdodavatele se schválí proti objednávce a etapě, než jde k úhradě.
Kde začít
- Docházka a náklady na zakázku. Tady je obvykle největší přínos. Firma poprvé vidí, které stavby vydělávají a které ne.
- Evidence zakázek jako páteř. Všechno ostatní (deník, faktury, subdodavatelé) se k zakázce připojuje. Bez jedné karty zakázky zůstanou data roztříštěná.
- Nabídky z vlastních dat. Když máte skutečné náklady minulých staveb, rozpočty jsou přesnější a rychlejší.
- Stavební deník a dokumentace. Přidejte, jakmile jsou lidé na stavbách zvyklí pracovat s aplikací.
Důležité je, aby každý krok fungoval samostatně a přinesl užitek hned. Velký systém, který začne fungovat až po roce, se ve stavebnictví obvykle neujme.
Pro start často stačí, když se na každé stavbě začne zapisovat docházka a náklady do jedné aplikace a kancelář je jednou týdně porovná s rozpočtem. Už po několika zakázkách je vidět, kde se rozpočet nejčastěji překračuje a které typy prací firma podceňuje.
Hotový stavební software, nebo systém na míru
Na trhu je řada nástrojů pro rozpočty, stavební deníky i docházku. Pro jednu oblast mohou stačit dobře. Problém nastává, když firma používá tři různé nástroje, které spolu nekomunikují, a data mezi nimi stejně přepisuje ručně.
- Hotový software je vhodný, když Vám jeho způsob práce sedí a stačí Vám jeho přehledy.
- Napojení hotových nástrojů dává smysl, když jednotlivé nástroje vyhovují, ale chybí mezi nimi propojení a společný přehled zakázky.
- Systém na míru se vyplatí, když máte vlastní způsob kalkulací, specifickou strukturu zakázek a etap, nebo potřebujete propojit docházku, zakázky a účetnictví do jednoho celku.
Rozhodovací kritéria podrobněji rozebíráme na stránce hotový software nebo systém na míru.
Na co si dát pozor
- Lidé na stavbě. Aplikace musí být jednodušší než papír. Několik kliknutí, fotka, hotovo. Pomáhá, když ji navrhujete s parťákem, ne jen s kanceláří.
- Signál. Ve sklepech a mimo města je slabý signál. Zápis se má uložit v telefonu a odeslat, až je připojení.
- Právní náležitosti deníku. Stavební deník má zákonem dané obsahové náležitosti. Elektronický deník je musí splňovat, včetně identifikace osob, které zápisy podepisují.
- Mzdy a pracovní doba. Docházka ze staveb jde do mezd. Musí odpovídat pravidlům pro pracovní dobu a přestávky a mít historii změn.
- Subdodavatelé a přístupy. Externí firmy mají vidět jen své zakázky a dokumenty.
Jak digitalizaci stavební firmy postavíme v KUDEN
Začínáme rozborem v kanceláři i na stavbě: jak dnes vzniká nabídka, kdo zapisuje hodiny, kde jsou dokumenty a jak se fakturuje. Výsledkem je návrh s rozsahem a cenou předem, rozdělený do částí, které fungují samostatně. Cena závisí hlavně na počtu oblastí, napojení na účetnictví a mzdy a na tom, jestli součástí je aplikace pro telefon.
Vývoj probíhá po částech, nejčastěji nejdřív evidence zakázek s docházkou. Každou část vidíte v provozu dřív, než začne další, a platíte podle průběhu. Celou dobu máte jednoho odpovědného člověka. Více o službě najdete u interních systémů, nebo se ozvěte přes kontakt.
Časté otázky
Jak digitalizovat stavební firmu a kde začít?
Nejčastěji evidencí zakázek propojenou s docházkou a náklady. Firma tak rychle uvidí skutečnou marži jednotlivých staveb. Na to se potom napojují nabídky, stavební deník a práce se subdodavateli.
Je elektronický stavební deník povinný?
Povinný je u staveb, které jsou předmětem nadlimitní veřejné zakázky. U ostatních staveb si formu volí stavebník. Elektronický deník musí splňovat stejné obsahové náležitosti jako listinný a zápisy musí být přiřaditelné konkrétním osobám.
Jak sbírat docházku z více staveb najednou?
Přes aplikaci v telefonu, kde pracovník nebo vedoucí party zapíše hodiny ke konkrétní stavbě a činnosti. Data se v kanceláři rovnou sčítají pro mzdy a jako náklad zakázky. Aplikace by měla fungovat i při slabém signálu.
Stačí stavební firmě hotový software?
Pro jednu oblast, třeba rozpočty nebo deník, často ano. Když ale firma používá několik nástrojů, které spolu nekomunikují, nebo má vlastní způsob kalkulací, vyplatí se je propojit nebo postavit společný systém na míru.
Jak hlídat vícepráce na stavbě?
Vícepráce se zapíšou do systému hned na stavbě, s fotkou, popisem a odsouhlasením. Zápis se připojí k zakázce a připraví se pro fakturaci, takže se nic neztratí mezi stavbou a kanceláří.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě Interní systémy.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575