Evidence zakázek místo Excelu: kdy přejít a na co
Pro firmy, které vedou zakázky v Excelu nebo sdílené tabulce a začínají narážet na přepsaná data, ztracené termíny a otázky „kdo to má na starosti“. Ukážeme, kdy je čas na software pro evidenci zakázek, co má umět a kdy stačí hotový nástroj a kdy se vyplatí systém na míru.
- Excel přestává stačit, když se zakázkami pracuje víc lidí současně, je potřeba historie změn nebo se data přepisují do dalších systémů.
- Software pro evidenci zakázek má hlídat stav, termíny, odpovědné osoby, dokumenty, náklady a návaznost na fakturaci.
- Hotový software se hodí pro standardní průběh zakázky. Systém na míru, když máte vlastní proces, specifické výpočty nebo potřebujete napojit výrobu, sklad a účetnictví.
- Přechod z Excelu se dělá postupně: nejdřív převod dat a souběžný provoz, pak vypnutí tabulky.
- Nejčastější chyba je přenést do nového systému beze změny i všechny nedostatky starého Excelu.
Kdy Excel na evidenci zakázek přestává stačit
Excel je na začátku ideální: je zadarmo, každý ho umí a dá se upravit za pět minut. Problémy přicházejí s růstem firmy. Typické signály, že je čas na skutečnou evidenci zakázek:
- do tabulky zapisuje víc lidí a navzájem si přepisují data nebo pracují v různých kopiích,
- nikdo neví, která verze souboru je aktuální,
- stav zakázky se zjišťuje telefonem nebo na poradě, ne pohledem do systému,
- termíny se hlídají v hlavě nebo v kalendáři vedoucího,
- data o zakázce se ručně přepisují do nabídky, výroby, faktury a reportu,
- nedá se zjistit, kdo a kdy změnil cenu nebo termín,
- na otázku „vyděláváme na tomto typu zakázek?“ neumí nikdo rychle odpovědět.
Pokud se Vás týkají tři a víc bodů, ztrácíte na správě zakázek pravděpodobně hodiny týdně. Orientačně si to spočítáte v kalkulačce ruční práce.
Co má software pro evidenci zakázek umět
Základ
- Karta zakázky: zákazník, popis, cena, termín, odpovědná osoba, stav.
- Stavy a průběh: například poptávka, nabídka, objednáno, ve výrobě, hotovo, vyfakturováno. Každý stav má jasně daného, kdo zakázku posouvá dál.
- Termíny a upozornění na blížící se nebo prošlé termíny.
- Dokumenty u zakázky: nabídka, objednávka, výkresy, fotky, předávací protokol.
- Historie změn: kdo co změnil a kdy.
- Přístupová práva: obchodník vidí ceny, technik jen svůj úkol.
Rozšíření podle firmy
- náklady na zakázku (práce, materiál, subdodávky) a výsledná marže,
- výkazy hodin techniků nebo výroby,
- napojení na plánování výroby a kapacit,
- vytvoření faktury z dokončené zakázky v účetním programu,
- přehled pro zákazníka přes zákaznický portál.
Hotový software, nebo evidence zakázek na míru
| Hotový software (SaaS) | Systém na míru | |
|---|---|---|
| Rychlost nasazení | Dny až týdny | Týdny až měsíce, po částech |
| Proces | Firma se přizpůsobí nástroji | Nástroj se přizpůsobí firmě |
| Náklady | Měsíční poplatek za uživatele | Vstupní vývoj a provoz, bez poplatků za uživatele |
| Napojení na další systémy | Podle toho, co nástroj nabízí | Podle potřeby, včetně interních systémů |
| Vlastnictví dat a kódu | Data u poskytovatele, závislost na jeho cenách a vývoji | Systém i data jsou Vaše |
Hotový software doporučujeme, pokud je Váš průběh zakázky standardní (servis, malé stavební práce, agenturní projekty) a stačí Vám napojení, které nástroj nabízí. Vyzkoušejte ho nejdřív na několika skutečných zakázkách.
Systém na míru dává smysl, když máte vlastní výpočet ceny, složitější schvalování, propojení s výrobou a skladem, nebo když jste už dva hotové nástroje vyzkoušeli a ani jeden nepasoval. Podrobněji v průvodci hotový software, nebo systém na míru.
Co se změní pro jednotlivé lidi ve firmě
- Majitel nebo ředitel vidí všechny rozpracované zakázky, jejich hodnotu a ty, které jsou po termínu, bez svolávání porady.
- Obchodník zadá zakázku jednou a dál ji nepřepisuje. Vidí, v jakém je stavu, a může zákazníkovi odpovědět hned.
- Vedoucí výroby nebo projektu dostane zakázku se všemi podklady na jednom místě a ví, co ho čeká v dalších týdnech.
- Technik nebo pracovník vidí jen své úkoly a zapisuje odpracovaný čas a poznámky přímo k zakázce, často z telefonu.
- Účetní dostává dokončené zakázky k fakturaci automaticky, nemusí je dohledávat v e-mailech.
Pokud některá z rolí nemá z nového systému žádný užitek, je to signál, že návrh je potřeba upravit.
Jak přejít z Excelu bez chaosu
- Popsat skutečný proces. Ne ten, jak by měl vypadat, ale jak opravdu probíhá, včetně výjimek.
- Uklidit data. Sjednotit názvy zákazníků, stavy a formáty dat. Zakázky starší než pár let často stačí převést jen jako archiv.
- Spustit na jednom týmu nebo typu zakázek. Ověřit, že systém pokrývá každodenní práci.
- Krátký souběh. Nové zakázky jen v novém systému, staré se dokončí v Excelu. Souběh by neměl trvat déle než několik týdnů, jinak se lidé vrátí k tabulce.
- Vypnout Excel. Tabulku převést do režimu jen pro čtení, aby nevznikaly dvě pravdy.
Na co si dát pozor
- Nekopírujte Excel jedna k jedné. Nový systém je příležitost zrušit sloupce, které nikdo nepoužívá.
- Zapojte lidi, kteří budou systém používat denně. Pokud jim přidělá práci, začnou ho obcházet.
- Ověřte si, jak dostanete data ven, pokud byste nástroj nebo dodavatele měnili.
Jak evidenci zakázek postavíme my
Začínáme rozborem: projdeme Vaši současnou tabulku, několik skutečných zakázek a to, co se s nimi děje od poptávky po fakturu. Pokud zjistíme, že Vám stačí hotový nástroj, řekneme to. Pokud ne, dostanete návrh systému s rozsahem a cenou předem.
Vývoj probíhá po funkčních částech. Obvykle nejdřív karta zakázky, stavy a termíny, aby šlo co nejdřív opustit Excel. Potom náklady, napojení na účetnictví, výrobu nebo cenové nabídky. Celou dobu máte jednoho odpovědného člověka. Více o službě na stránce interní systémy na míru, orientační tržní ceny na stránce kolik stojí automatizace. Ozvat se můžete přes kontakt.
Časté otázky
Jaký software na evidenci zakázek pro malou firmu?
Pro standardní průběh zakázky obvykle stačí hotový cloudový nástroj s měsíčním předplatným, vyzkoušejte ho na pár skutečných zakázkách. Pokud máte vlastní výpočet ceny, napojení na výrobu nebo sklad, nebo hotové nástroje nepasují, vyplatí se systém na míru. Rozhodující je, jak moc se Váš proces liší od běžného.
Kdy přestat evidovat zakázky v Excelu?
Když do tabulky zapisuje více lidí najednou, nevíte, která verze je aktuální, termíny se ztrácejí nebo data ručně přepisujete do dalších systémů. Dalším signálem je, že nedokážete rychle zjistit marži podle typu zakázek. V tu chvíli Vás Excel stojí víc času, než ušetří.
Dá se evidence zakázek napojit na Pohodu nebo Money?
Ano. Typicky se z dokončené zakázky automaticky vytvoří faktura v účetním programu a zpět se načte informace o úhradě. Konkrétní způsob závisí na rozhraní daného účetního programu.
Jak dlouho trvá zavedení systému pro evidenci zakázek na míru?
Záleží na rozsahu. První použitelná část, tedy karta zakázky, stavy a termíny, se dá obvykle spustit v řádu týdnů. Další části se přidávají postupně, takže firma nemusí čekat na celý systém.
Můžu převést stará data z Excelu do nového systému?
Ano, data z tabulky se dají importovat. Před převodem je potřeba je uklidit, tedy sjednotit názvy zákazníků, stavy a formáty dat. Starší uzavřené zakázky se často převádějí jen jako archiv.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě Interní systémy.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575