Automatická tvorba a odesílání vydaných faktur
Pro firmy, kde se faktury na konci měsíce skládají ručně z výkazů hodin, dodacích listů, zakázek nebo smluv. Automatizace fakturace připraví faktury z dat, která už ve firmě máte, nechá je zkontrolovat a odešle je zákazníkům. Fakturace se zkrátí z dnů na hodiny a nic se nezapomene vyfakturovat.
- Automatizace fakturace vystaví faktury z existujících dat: výkazů práce, dokončených zakázek, dodacích listů, smluv s pravidelnou platbou nebo objednávek z e-shopu.
- Postup: sběr podkladů → výpočet podle ceníku a smluvních podmínek → kontrola konceptů faktur člověkem → vystavení v účetnictví nebo fakturační službě → odeslání e-mailem nebo jako ISDOC.
- Největší úspora není v samotném vystavení, ale v tom, že se nemusí dohledávat podklady a nic nezůstane nevyfakturované.
- Kontrola před odesláním zůstává: koncepty se procházejí v přehledu, který ukazuje rozdíly oproti minulému měsíci.
- Fakturační služby typu Fakturoid nebo iDoklad mají API a opakované faktury; řešení na míru je potřeba, když podklady leží v jiných systémech.
Kdy automatizovat vydané faktury
Samotné vystavení faktury v účetním programu je rychlé. Čas se ztrácí jinde: dohledáváním odpracovaných hodin v tabulkách, ověřováním, které zakázky jsou dokončené, přepočítáváním podle individuálních ceníků a kontrolou, jestli se něco nevynechalo. Ve firmách s fakturací za služby se to soustřeďuje do posledních a prvních dní v měsíci, kdy na nic jiného nezbývá čas.
Automatizace má smysl, když:
- fakturujete podle odpracovaných hodin nebo výjezdů,
- máte zákazníky s paušály a smlouvami, ve kterých se měsíčně mění jen část položek,
- fakturujete dokončené zakázky nebo dodávky z jiného systému,
- podklady jsou ve více tabulkách nebo systémech,
- občas zjistíte, že se nějaká práce nevyfakturovala.
Odhad, kolik Vás ruční fakturace stojí, nabízí kalkulačka ruční práce.
Jak automatická fakturace funguje
- Sběr podkladů. Systém k datu fakturace načte výkazy práce, uzavřené zakázky, dodací listy, odečty nebo objednávky ze zdrojových systémů.
- Výpočet. Použije ceník zákazníka, smluvní sazby, slevy, paušály a minimální fakturaci. U práce přes paušál dopočítá vícepráce.
- Koncepty. Vzniknou koncepty faktur s rozpisem, ze kterého je vidět, z čeho se částka skládá. Přílohou může být výkaz hodin nebo seznam dodávek.
- Kontrola. Odpovědný člověk projde přehled konceptů. Systém upozorní na neobvyklé hodnoty: výrazně vyšší částku než minulý měsíc, zákazníka bez faktury, zakázku bez ceny.
- Vystavení. Schválené faktury se vystaví v účetnictví nebo ve fakturační službě přes jejich rozhraní, s číselnou řadou a předkontací podle pravidel.
- Odeslání. Faktura odejde e-mailem v PDF, případně s ISDOC, aby si ji zákazník mohl rovnou načíst. U zákazníků s portálem se zveřejní tam.
- Navázání. Faktura se objeví v přehledu pohledávek a po zaplacení se spáruje s platbou.
Zdroje dat a kde se faktura vystaví
| Zdroj podkladů | Typické využití |
|---|---|
| Výkazy práce a docházka | Servis, IT, poradenství, agentury |
| Evidence zakázek | Výroba, montáže, stavebnictví |
| Dodací listy a výdejky ze skladu | Velkoobchod a distribuce |
| Smlouvy s pravidelnou platbou | Pronájmy, servisní smlouvy, licence |
| Objednávky z e-shopu | Prodej koncovým zákazníkům |
Faktury se pak vystavují tam, kde je máte dnes. Účetní programy jako Pohoda nebo Money přijímají faktury přes XML. Online fakturační služby jako Fakturoid nebo iDoklad mají vlastní API. U Fakturoidu se dnes používá API ve verzi 3 s autorizací přes OAuth, podrobnosti jsou na stránce napojení Fakturoidu. Pokud podklady vedete v Excelu a začíná to drhnout, podívejte se na evidenci zakázek místo Excelu.
Hotové funkce, nebo řešení na míru
- Opakované faktury ve fakturační službě. Stačí, pokud fakturujete stále stejné částky. Nezvládnou proměnlivé položky ze zdrojových dat.
- Napojení e-shopu na fakturaci hotovým doplňkem. Dobře funguje pro jednoduchý prodej. Jak vybrat, popisuje článek propojení e-shopu s účetnictvím.
- Fakturace přímo v oborovém softwaru. Pokud ho používáte a fakturace v něm vyhovuje, není co řešit.
- Řešení na míru. Vyplatí se, když podklady leží v různých systémech, máte individuální ceníky a smluvní pravidla, nebo chcete kontrolu a odeslání v jednom kroku.
Na co si dát pozor
- Kvalita podkladů. Automatizace vyfakturuje přesně to, co je ve výkazech. Pokud lidé výkazy vyplňují pozdě nebo nepřesně, je potřeba nejdřív vyřešit tohle.
- Číselné řady a datum zdanitelného plnění. Musí odpovídat účetním pravidlům firmy, zejména u fakturace na přelomu měsíce.
- Dobropisy a opravy. Navrhněte, jak se řeší chybná faktura, aby oprava neprobíhala mimo systém.
- Odeslání bez kontroly. Automatické odeslání bez lidské kontroly zapínejte jen u ustálených faktur, například paušálů.
- Požadavky zákazníků. Velcí odběratelé často chtějí na faktuře číslo své objednávky, konkrétní adresu pro doručení faktury nebo zasílání do vlastního portálu. Tyto údaje patří ke kartě zákazníka, aby se faktura nevracela.
Příklad: měsíční fakturace servisní firmy
Ilustrační příklad, ne případová studie. Firma má sto zákazníků se servisní smlouvou. Každý platí měsíční paušál, ve kterém jsou zahrnuty čtyři hodiny práce, a navíc se fakturují hodiny nad paušál a použitý materiál. Ručně to znamená projít výkazy techniků, sečíst hodiny po zákaznících, odečíst paušál, dohledat materiál a vystavit sto faktur. Automaticky systém k prvnímu dni v měsíci připraví sto konceptů, u každého rozpis hodin a materiálu, a označí ty, kde je částka výrazně jiná než obvykle. Kontrolu pak zvládne jeden člověk za dopoledne.
Jak automatickou fakturaci postavíme my
Začneme rozborem: odkud berete podklady, jaká máte smluvní pravidla a kde faktury vystavujete. Dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Vyvíjíme po částech, typicky nejdřív koncepty faktur z jednoho zdroje, které porovnáme s Vaší ruční fakturací za minulý měsíc, potom další zdroje, vystavení a odeslání. Jeden odpovědný člověk je s Vámi od prvního hovoru po předání.
Službu popisuje stránka AI automatizace, z čeho se skládá cena, najdete v článku kolik stojí automatizace. Ozvěte se přes kontakt.
Časté otázky
Jak automaticky vystavit faktury z výkazů práce?
Systém k datu fakturace načte výkazy, vynásobí je sazbami zákazníka podle smlouvy a připraví koncepty faktur s rozpisem. Po kontrole je vystaví v účetnictví nebo fakturační službě a odešle zákazníkům.
Musí faktury před odesláním někdo kontrolovat?
Doporučujeme to, alespoň u proměnlivých faktur. Kontrola je rychlá, protože systém ukáže přehled konceptů a upozorní na neobvyklé částky. U ustálených paušálů lze odesílat automaticky.
Dá se automatická fakturace napojit na Pohodu nebo Fakturoid?
Ano. Pohoda přijímá faktury přes XML import a mServer, Fakturoid a iDoklad mají API. Systém vystaví fakturu tam, kde ji vedete dnes, takže se nemění účetnictví.
Jak zajistit, aby se nic nezapomnělo vyfakturovat?
Systém porovná uzavřené zakázky, výkazy a smlouvy s vystavenými fakturami a ukáže, co zůstalo bez faktury. Tato kontrola bývá pro firmy přínosnější než samotné zrychlení.
Kolik stojí automatizace fakturace?
Cena závisí hlavně na počtu zdrojů podkladů, složitosti ceníků a smluv a na systému, ve kterém faktury vystavujete. Orientační tržní rozpětí a složení ceny najdete na stránce o ceně automatizace.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě AI & automatizace.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575