Software a automatizace pro servisní a montážní firmy
Pro servisní, montážní a revizní firmy, kde technici jezdí po zákaznících a dispečink drží vše v Excelu, telefonu a papírových protokolech. Cílem je, aby zakázka prošla od nahlášení po fakturu jedním systémem a nikdo nemusel nic opisovat.
- Největší ztráty v servisní firmě vznikají mezi kroky: zápis hlášení, plánování výjezdu, papírový protokol, přepis do fakturace.
- Základ tvoří tři věci: evidence zakázek a zařízení u zákazníka, plán výjezdů techniků a mobilní protokol s fotkami a podpisem.
- Z podepsaného protokolu má automaticky vzniknout podklad pro fakturu v účetním systému, ideálně ještě týž den.
- Hotový software na řízení servisu se hodí pro standardní provoz; na míru se vyplatí při specifických revizích, smlouvách nebo napojení na vlastní systémy.
- Začněte tím, co bolí nejvíc. Obvykle je to protokol a fakturace, ne plánovací tabule.
Kde servisní firma ztrácí čas a peníze
Typická servisní nebo montážní firma s 5 až 50 techniky má podobný tok práce: zákazník zavolá nebo napíše, dispečer zapíše hlášení, naplánuje technika, technik vyplní papírový nebo PDF protokol, ten se vrátí do kanceláře a někdo z něj ručně připraví fakturu. Každý z těchto přechodů je místo, kde se informace ztrácí nebo zdržuje.
- Hlášení bez kontextu. Dispečer neví, jaké zařízení zákazník má, kdy byla poslední revize a zda je v záruce nebo pod servisní smlouvou.
- Plánování v hlavě jednoho člověka. Když dispečer onemocní, nikdo neví, kdo kam jede a s jakým materiálem.
- Protokoly na papíře. Nečitelné rukopisy, chybějící podpisy, fotky v soukromém telefonu technika.
- Fakturace se zpožděním. Protokoly se sbírají týden nebo dva, než se vyfakturují. Část výkonů, materiálu nebo kilometrů se nevyfakturuje vůbec.
- Propadlé revize a servisní intervaly. Bez automatického připomínání firma přichází o opakované zakázky, které by jinak měla jisté.
Pokud chcete ztráty vyčíslit, spočítejte si, kolik hodin týdně zabere přepisování protokolů a dohledávání podkladů. Pomůže kalkulačka nákladů ruční práce.
Jak má vypadat digitální tok zakázky krok za krokem
- Příjem hlášení. Hlášení z telefonu, e-mailu nebo webového formuláře se zapíše do jedné evidence. E-maily může předtřídit AI: rozpozná typ požadavku, zákazníka a naléhavost.
- Karta zákazníka a zařízení. U každého zákazníka je seznam instalovaných zařízení, sériová čísla, historie zásahů, záruky a servisní smlouvy.
- Plán výjezdů. Dispečer vidí kalendář techniků, jejich kvalifikace a oblast. Zakázku přiřadí přetažením a technik ji hned má v mobilu.
- Mobilní protokol. Technik na místě vyplní provedené práce, odpracovaný čas, použitý materiál, přidá fotky a zákazník podepíše na displeji. Funguje i bez signálu a odešle se po připojení.
- Automatické uzavření. Protokol se jako PDF pošle zákazníkovi e-mailem, uloží se ke kartě zařízení a vytvoří se podklad pro fakturu s cenami podle ceníku nebo smlouvy.
- Fakturace. Podklad se přenese do účetního systému (Pohoda, Money, Fakturoid a další), kde účetní fakturu jen zkontroluje a odešle. Podrobněji v článku automatizace fakturace.
- Připomínky. Systém hlídá termíny revizí a servisních prohlídek a s předstihem vytvoří návrh další zakázky.
Hotový software pro servis, nebo systém na míru
Na trhu existují hotové aplikace pro řízení servisu a techniků v terénu (anglicky field service management). Pro řadu firem jsou dobrou volbou. Rozhoduje, jak moc se Váš provoz liší od standardu.
| Situace | Co se obvykle hodí |
|---|---|
| Standardní servisní výjezdy, jednoduchý ceník, do 10 techniků | Hotová aplikace s měsíčním předplatným |
| Hotová aplikace sedí, ale chybí napojení na účetnictví nebo sklad | Hotová aplikace a integrace přes API |
| Specifické revizní protokoly, normy, měřené hodnoty, vlastní formuláře | Systém na míru nebo silně konfigurovatelný nástroj |
| Složité servisní smlouvy (paušály, SLA, počty zásahů v ceně) | Systém na míru napojený na fakturaci |
| Montáže s více dny práce, materiálem ze skladu a subdodavateli | Kombinace evidence zakázek na míru a skladové evidence |
Obecná rozhodovací kritéria rozebíráme v průvodci hotový software nebo systém na míru. U servisních firem je nejčastějším důvodem pro vývoj na míru protokol: hotové formuláře neumí přesně to, co vyžaduje norma nebo zákazník.
Na co si dát pozor
- Mobilní aplikace musí být jednodušší než papír. Pokud technik potřebuje na protokol víc kliknutí než minut s propiskou, nebude ho používat. Testujte s technikem, ne s vedením.
- Režim bez signálu. Sklepy, kotelny a výrobní haly bývají bez připojení. Aplikace musí data uložit v telefonu a odeslat později.
- Ceny a materiál. Bez napojení na ceník a sklad bude technik psát materiál volným textem a fakturace zůstane ruční.
- Kdo je vlastníkem dat. Historie zařízení a zásahů je pro servisní firmu hlavní aktivum. Ověřte, že z hotové aplikace jde data kdykoli vyexportovat.
- Zavádění po částech. Nezačínejte plánovací tabulí se vším. Obvykle nejrychleji pomůže digitální protokol a automatický podklad pro fakturu, plánování přijde v dalším kroku.
- Osobní údaje. Fotky z domácností, podpisy a polohy techniků jsou osobní údaje. Nastavte, kdo k nim má přístup a jak dlouho se uchovávají.
Jak to postavíme my
Začínáme rozborem: projdeme s dispečinkem a jedním nebo dvěma techniky skutečnou zakázku od hlášení po fakturu a zapíšeme, kde se co přepisuje. Pak dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Vývoj probíhá po funkčních částech, takže například mobilní protokol mohou technici používat dřív, než je hotové plánování. Celou dobu máte jednoho odpovědného člověka.
Stavíme interní systémy na míru včetně napojení na účetnictví, sklad a e-mail. Z čeho se skládá cena, popisujeme v článku kolik stojí automatizace firemních procesů. Pokud chcete probrat Váš provoz, napište nám přes kontaktní formulář.
Časté otázky
Jaký software je vhodný pro malou servisní firmu s pěti techniky?
Pro standardní výjezdy a jednoduchý ceník často stačí hotová aplikace pro řízení servisu s měsíčním předplatným. Důležité je, aby měla mobilní protokol s podpisem, fungovala bez signálu a šla napojit na Vaše účetnictví. Systém na míru dává smysl, když máte specifické protokoly nebo servisní smlouvy.
Jak dostat servisní protokoly z papíru do mobilu?
Technik vyplní protokol v mobilní aplikaci nebo webové aplikaci v telefonu, přidá fotky a zákazník podepíše prstem na displeji. Protokol se uloží jako PDF, pošle se zákazníkovi a uloží ke kartě zařízení. Formulář by měl kopírovat pole, která dnes používáte na papíře, aby se technici nemuseli učit nic nového.
Jde z podepsaného protokolu automaticky vystavit faktura?
Ano. Z protokolu se vezme odpracovaný čas, materiál a doprava, doplní se ceny podle ceníku nebo smlouvy a do účetního systému se přenese podklad faktury. Účetní ho zkontroluje a odešle. Plně automatické odeslání bez kontroly se obvykle nastavuje až po několika týdnech bez chyb.
Jak hlídat termíny pravidelných revizí u zákazníků?
Každé zařízení v evidenci má interval revize a datum poslední kontroly. Systém s předstihem vytvoří návrh zakázky, upozorní dispečera a může zákazníkovi poslat e-mail s návrhem termínu. Díky tomu se opakované zakázky neztrácejí.
Kolik trvá zavedení systému pro servisní firmu?
Záleží na rozsahu. Digitální protokol s napojením na fakturaci bývá první funkční částí, kterou lze používat během několika týdnů. Plánování výjezdů, sklad a servisní smlouvy se přidávají postupně. Přesný harmonogram dostanete v návrhu po rozboru.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě Interní systémy.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575