Skladová evidence na míru: příjem, výdej, inventura a čárové kódy
Pro firmy, kde stav skladu v systému nesedí s regálem, inventura trvá celý víkend a e-shop prodává zboží, které už není. Skladová evidence na míru s čtečkami čárových kódů a napojením na e-shop a účetnictví drží stav skladu přesný bez ručního přepisování.
- Skladová evidence zaznamenává každý pohyb zboží: příjem, výdej, převod mezi sklady a inventurní rozdíly.
- Čárové kódy a mobilní čtečky snižují chyby při příjmu, vychystávání i inventuře.
- Pokud je sklad jednoduchý, obvykle stačí skladový modul účetního programu (Pohoda, Money) nebo e-shopu.
- Sklad na míru dává smysl u pozic v regálech, šarží a expirací, výroby, více skladů a kanálů nebo specifického vychystávání.
- Klíčové je, aby stav skladu existoval na jednom místě a ostatní systémy ho přebíraly automaticky.
Kdy se skladová evidence řeší a kolik stojí chyby
Nepřesný sklad stojí peníze na několika místech najednou. Typické příznaky:
- e-shop prodá zboží, které fyzicky není, a následuje omluva zákazníkovi a storno,
- skladník hledá zboží, protože není jasné, ve kterém regálu leží,
- příjemka se zadává ručně z dodacího listu a vznikají překlepy v kódech a množstvích,
- inventura zabere víkend a rozdíly se nedají vysvětlit,
- stejné zboží se objednává znovu, protože systém ukazuje nulový stav,
- ležáky blokují peníze a nikdo o nich neví.
Ruční zadávání příjemek a výdejek je přitom práce, kterou lze z velké části odstranit. Kolik hodin na ní tráví Vaši lidé, si orientačně spočítáte v kalkulačce ruční práce.
Jak skladová evidence s čárovými kódy funguje
- Příjem. Zboží se přijímá podle objednávky u dodavatele. Skladník načte čárový kód, systém ověří, že položka a množství odpovídají, a navrhne umístění. Dodací list v PDF lze předem vytěžit, takže se nic nepřepisuje.
- Umístění. Každá položka má pozici (sklad, regál, police). Při zaskladnění se načte kód pozice, takže systém ví, kde zboží leží.
- Vychystání. Z objednávky e-shopu nebo B2B zákazníka vznikne seznam k vychystání seřazený podle trasy skladem. Čtečka ověří, že se bere správná položka.
- Výdej a expedice. Po vychystání se zboží odepíše ze skladu, vytiskne se štítek dopravce a e-shop i účetnictví dostanou aktualizovaný stav.
- Inventura. Místo zastavení provozu se dá dělat průběžně po regálech. Rozdíly se zaznamenají s důvodem a schválí.
- Doobjednání. Při poklesu pod minimum systém navrhne objednávku podle spotřeby a dodací lhůty.
Na čtečky se dnes používají odolné mobilní terminály s Androidem nebo běžný telefon s aplikací. Čárové kódy výrobců (EAN) se dají doplnit vlastními štítky pro pozice a položky bez kódu.
Možnosti: sklad v účetnictví, v e-shopu, WMS nebo na míru
| Řešení | Kdy se hodí | Limity |
|---|---|---|
| Skladový modul účetního programu (Pohoda, Money) | Jeden sklad, standardní příjem a výdej, sklad hlavně pro účetnictví | Omezená práce se čtečkami a pozicemi, vychystávání podle objednávek e-shopu bývá těžkopádné |
| Sklad v e-shopu | Prodej převážně přes e-shop, jednoduchý sortiment | Slabší podpora pro více kanálů, výrobu a B2B |
| Hotový WMS systém | Větší sklady s mnoha pozicemi, logistické firmy | Vyšší cena a náročnější zavedení, napojení na české systémy podle nabídky |
| Skladová evidence na míru | Specifický způsob práce, šarže, výroba, více kanálů, napojení více systémů | Vyžaduje jasně popsané procesy a vstupní investici |
Častým řešením je, že účetní sklad zůstává v Pohodě nebo Money a skladová aplikace na míru řeší operativu (pozice, čtečky, vychystávání) a výsledné pohyby do účetnictví předává automaticky. U e-shopů navazuje propojení e-shopu s účetnictvím, u velkoobchodu stránka automatizace velkoobchodu a skladu.
Co připravit před zavedením
- Číselník položek. Jednotné kódy a názvy, bez duplicit. Pokud stejné zboží existuje pod třemi kódy, je to první úkol.
- Mapu skladu. Označení skladů, regálů a polic, podle kterého se budou tisknout štítky pozic.
- Popis pohybů. Jaké typy příjmů a výdejů používáte (nákup, vratka, výroba, převod, reklamace) a kdo je smí dělat.
- Vybavení. Čtečky nebo telefony, tiskárnu štítků a pokrytí skladu Wi-Fi signálem.
- Seznam napojených systémů. E-shop, účetnictví, dopravci, B2B objednávky a co si mají předávat.
Tato příprava zabere čas, ale bez ní žádný skladový systém, hotový ani na míru, přesná čísla nedá.
Na co si dát pozor
- Jeden zdroj stavu skladu. Pokud stav vede e-shop i účetnictví zvlášť, budou se rozcházet. Určete, kde je pravda, a ostatní systémy synchronizujte.
- Ocenění skladu. Metoda ocenění (průměrná cena, FIFO) musí sedět s tím, co vede účetnictví. Domluvte ji s účetní předem.
- Šarže a expirace. U potravin, kosmetiky, chemie nebo náhradních dílů je dohledatelnost šarží často nutnost, ne volba. Musí být v návrhu od začátku.
- Výchozí stav. Nový systém má smysl spustit až po inventuře. Jinak se do něj přenesou staré nepřesnosti.
- Výpadek internetu. Skladová aplikace by měla umět aspoň základní operace i bez připojení a data odeslat později.
- Hlídání. Zásoby pod minimem a ležáky se vyplatí hlídat automaticky, viz hlídání odchylek a upozornění.
Jak skladovou evidenci postavíme my
Začínáme ve skladu: projdeme s Vámi příjem, zaskladnění, vychystání a inventuru tak, jak skutečně probíhají, a systémy, které se stavem skladu pracují. Pokud Vám bude stačit sklad v účetním programu nebo e-shopu, řekneme to. Jinak dostanete návrh s rozsahem a cenou předem.
Vývoj jde po funkčních částech, obvykle nejdřív příjem a výdej se čtečkami, potom pozice, vychystávání, inventura a napojení na e-shop a účetnictví. Celou dobu máte jednoho odpovědného člověka. Více na stránce interní systémy na míru, orientační tržní ceny na stránce kolik stojí automatizace. Ozvat se můžete přes kontakt.
Časté otázky
Stačí mi sklad v Pohodě nebo Money?
Pro jeden sklad se standardním příjmem a výdejem obvykle ano. Pokud potřebujete pozice v regálech, vychystávání se čtečkami, šarže nebo napojení na více prodejních kanálů, bývá praktičtější skladová aplikace, která operativu řeší sama a pohyby předává do účetnictví.
Jak zavést čárové kódy ve skladu?
U zboží s kódem výrobce (EAN) se kódy jen přiřadí k položkám v systému. Pro zboží bez kódu a pro pozice v regálech se tisknou vlastní štítky. Ke čtení se používají mobilní terminály nebo telefony s aplikací napojenou na skladovou evidenci.
Jak zrychlit inventuru skladu?
Pomůže inventura se čtečkami čárových kódů a průběžná inventura po regálech místo jedné velké. Systém porovná načtené množství se stavem a rozdíly zaznamená s důvodem. Provoz se tak nemusí na celý den zastavit.
Jak propojit sklad s e-shopem, aby neprodával zboží, které není skladem?
Stav skladu se vede na jednom místě a do e-shopu se automaticky posílá při každé změně nebo v krátkých intervalech. Prodaná objednávka zboží rovnou rezervuje. Důležité je, aby e-shop nevedl vlastní, oddělený stav.
Co je WMS a potřebuji ho?
WMS (Warehouse Management System) je specializovaný systém pro řízení skladu, tedy pozic, vychystávání a expedice. Plnohodnotný WMS se vyplatí u větších skladů s mnoha pozicemi a vysokým počtem objednávek. Menší firmy často vystačí se skladovým modulem účetnictví nebo jednodušší aplikací na míru.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě Interní systémy.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575