Automatizace velkoobchodu a distribuce
Pro velkoobchody a distributory, kde objednávky od odběratelů chodí e-mailem, telefonem a v PDF, každý zákazník má jiné ceny a sklad, expedice a fakturace navazují ručně. Automatizace zrychlí cestu od objednávky po fakturu a sníží počet chyb v cenách a množstvích.
- Ve velkoobchodu se nejvíc času ztrácí přepisem B2B objednávek, správou individuálních ceníků a ručním předáváním mezi obchodem, skladem a fakturací.
- Objednávky z e-mailu a PDF dokáže AI přečíst a založit do systému, odběratelé, kteří objednávají pravidelně, mohou objednávat přes B2B portál.
- Individuální ceny, rabaty a akce mají být na jednom místě a z něj se propisovat do nabídek, portálu i faktur.
- Po potvrzení objednávky může automaticky následovat rezervace zboží, výdejka, štítek dopravce a faktura.
- Před automatizací je nutné sjednotit katalog: kódy položek, jednotky, balení a EAN. Bez toho se objednávky nespárují.
Kde velkoobchod ztrácí čas a marži
Velkoobchod žije z objemu a nízkých marží. Každá ruční operace na objednávce proto stojí víc, než se zdá. Typicky se opakuje:
- obchodní asistentky přepisují objednávky z e-mailů, PDF a tabulek do systému,
- odběratel objedná pod svým kódem zboží, který je potřeba ručně dohledat,
- ceny se kontrolují proti smluvnímu ceníku zákazníka v jiném souboru,
- sklad se dozví o objednávce pozdě nebo neúplně, chybí informace o dostupnosti,
- fakturace čeká na dodací list, který někdo musí vrátit ze skladu,
- chyba v ceně nebo množství se zjistí až při reklamaci od odběratele.
Při stovkách řádků objednávek denně jde o celé úvazky. Orientační výpočet pro Vaši firmu udělá kalkulačka ruční práce.
Jak vypadá automatizovaná cesta objednávky
- Příjem. Objednávka přijde e-mailem, v PDF, v tabulce, přes EDI nebo z B2B portálu. Všechny kanály končí na jednom místě.
- Čtení a párování. AI přečte odběratele, položky, množství a požadovaný termín. Kódy zákazníka převede na Vaše kódy podle převodní tabulky nebo EAN.
- Kontrola ceny a dostupnosti. Ceny se ověří proti smluvnímu ceníku odběratele, množství proti skladu. Odchylky (jiná cena, nedostupné zboží, neobvyklé množství) jdou k člověku.
- Potvrzení. Odběratel dostane potvrzení objednávky s dostupností a termínem.
- Sklad a expedice. Zboží se rezervuje, vznikne vychystávací list, po vychystání štítek dopravce a dodací list.
- Fakturace. Po expedici se vystaví faktura v účetním programu a odešle se odběrateli, případně v jeho požadovaném formátu, například ISDOC.
Samotnému čtení objednávek z e-mailu se podrobně věnuje stránka objednávky z e-mailu do systému.
Individuální ceníky a B2B portál
Většina velkoobchodů má pro odběratele individuální ceny: skupinové rabaty, smluvní ceny vybraných položek, množstevní slevy a časově omezené akce. Když tato pravidla žijí ve více souborech, chyby jsou nevyhnutelné.
Řešením je jedno místo pro cenotvorbu, ze kterého se ceny propisují do potvrzení objednávek, nabídek, portálu i faktur. Změna ceníku se pak udělá jednou.
Pro odběratele, kteří objednávají pravidelně, se vyplatí B2B portál. Zákazník v něm vidí své ceny, dostupnost, historii objednávek, faktury a stav dodávek. Opakovanou objednávku založí na pár kliknutí a obchodní oddělení řeší jen výjimky. Možnosti portálu popisujeme na stránce zákaznický portál.
Portál ale nenahradí všechny kanály. Část odběratelů bude dál posílat objednávky e-mailem nebo telefonovat obchodníkovi. Proto je dobré, aby objednávka z portálu, z e-mailu i ta zapsaná obchodníkem skončila ve stejném systému se stejnými pravidly pro ceny a dostupnost. Teprve pak má obchod i sklad jeden přehled.
ERP, doplňky, nebo řešení na míru
- Funkce ERP. Řada ERP pro obchod má skladové hospodářství, ceníky i B2B modul. Když je používáte naplno a vyhovují Vám, není důvod stavět nic vedle.
- Automatizace na vstupu. Nejčastější mezera je mezi e-mailovou schránkou a ERP. Čtení objednávek a jejich zakládání přes API nebo XML import ERP nemění, jen mu ušetří ruční vstupy.
- Systém na míru vedle ERP. Hodí se pro B2B portál s vlastní logikou, pro složitou cenotvorbu, kterou ERP neumí, nebo pro skladovou evidenci s čtečkami a vychystáváním, když ji účetní program pokrývá jen základně.
Obecně platí: účetnictví a daně nechte v účetním programu, obchodní a skladové procesy stavějte tam, kde Vám nejlépe slouží, a propojte je.
Na co si dát pozor
- Katalog. Jednotné kódy, jednotky, balení a EAN jsou podmínkou. Převodní tabulky kódů odběratelů je potřeba průběžně udržovat.
- Jednotky a balení. Odběratel objedná „10 kartonů“, systém eviduje kusy. Převody musí být jednoznačné.
- Výjimky v cenách. Jednorázově domluvené ceny obchodníka s klientem musí mít v systému své místo, jinak je automatika přepíše.
- Dostupnost v reálném čase. Když se sklad aktualizuje jednou denně, portál i potvrzení objednávek ukazují nepřesná data.
- EDI s řetězci. Velcí odběratelé mohou vyžadovat EDI a vlastní formáty. To je samostatná část projektu, kterou je dobré naplánovat podle požadavků konkrétního odběratele.
Jak automatizaci velkoobchodu postavíme v KUDEN
Projdeme cestu objednávky od příchodu po zaplacení, včetně kanálů, ceníků a předávek mezi obchodem, skladem a účtárnou. Dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Cena se skládá hlavně z počtu kanálů objednávek, složitosti cenotvorby, počtu napojených systémů a stavu katalogu. Jak se cena automatizace obvykle tvoří, popisuje stránka kolik stojí automatizace firemních procesů.
Obvykle začínáme příjmem objednávek z e-mailu, protože tam je úspora nejrychleji vidět, a pokračujeme skladem, fakturací nebo portálem. Každá část je v provozu dřív, než začne další, a celou dobu jednáte s jedním člověkem. Podrobnosti najdete u služby interní systémy, nebo se ozvěte přes kontakt.
Časté otázky
Jak automatizovat příjem B2B objednávek ve velkoobchodu?
Objednávky ze všech kanálů se svedou na jedno místo. AI přečte položky a množství z e-mailu, PDF nebo tabulky, převede kódy odběratele na Vaše a ověří ceny a dostupnost. Standardní objednávky se založí samy, výjimky jdou ke kontrole.
Jak spravovat individuální ceníky pro různé odběratele?
Na jednom místě, ze kterého se ceny propisují do objednávek, portálu i faktur. Pravidla jako skupinové rabaty, smluvní ceny a množstevní slevy se nastaví jednou a změna se projeví všude. Ceníky v samostatných souborech vedou k chybám.
Vyplatí se velkoobchodu B2B portál?
Pro odběratele, kteří objednávají pravidelně, obvykle ano. Vidí své ceny, dostupnost, historii a faktury a objednávají sami. Obchodní oddělení pak nepřepisuje objednávky a věnuje se výjimkám a novým zákazníkům.
Co když odběratel objednává pod svými kódy zboží?
Pro každého odběratele se vede převodní tabulka jeho kódů na Vaše, případně se párují podle EAN. Nové kódy, které systém nezná, se jednou přiřadí ručně a příště už projdou automaticky.
Můžeme automatizaci napojit na stávající ERP?
Většinou ano, přes API, XML import nebo databázi. Automatizace zakládá objednávky a čte stav skladu ve stávajícím ERP, takže ten zůstává hlavním systémem a nemusíte ho měnit.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě Interní systémy.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575