Automatické zpracování objednávek z e-mailu do systému
Pro velkoobchody, výrobce a distributory, kterým B2B zákazníci posílají objednávky e-mailem, v PDF nebo v Excelu. Místo přepisování položek do systému je přečte software, napáruje na Vaše produkty a založí objednávku. Obchodník kontroluje jen to, co nesedí.
- Objednávky z e-mailu, PDF i Excelu jde automaticky převést do ERP, účetnictví nebo e-shopu bez ručního přepisování.
- Klíčový krok je párování položek: zákazník píše vlastní kódy a názvy, systém je převede na Vaše katalogová čísla podle převodní tabulky a AI.
- Před založením objednávky se kontroluje zákazník, ceny podle jeho ceníku, dostupnost a dodací adresa; nejisté objednávky jdou ke kontrole člověku.
- Zákazník může dostat automatické potvrzení s rekapitulací, případně s upozorněním na chybějící zboží.
- Hotové vytěžovací nástroje zvládnou čtení dokumentu, napojení na Váš konkrétní systém a ceníky se obvykle řeší na míru.
Kdy se automatické zpracování objednávek vyplatí
Ve firmách s B2B prodejem je běžné, že velká část objednávek nechodí přes e-shop ani EDI, ale e-mailem. Každý zákazník posílá jiný formát: text v těle zprávy, PDF z vlastního systému, tabulku v Excelu, někdy fotku ručně psaného seznamu. Někdo z obchodu nebo zákaznického servisu pak objednávku čte, hledá produkty v katalogu a přepisuje je do systému.
Typické problémy, kvůli kterým se to začne řešit:
- objednávky čekají, když je referentka nemocná nebo na dovolené,
- překlep v kódu nebo množství vede k chybné expedici a reklamaci,
- zákazník neví, jestli objednávka dorazila, a volá,
- ve špičce sezóny se zpracování posouvá o dny.
Pokud zpracování jedné objednávky trvá deset minut a objednávek je denně třicet, jde o pět hodin práce denně. Svoje čísla si dosaďte do kalkulačky ruční práce.
Jak to funguje krok za krokem
- Příjem. Systém sleduje schránku pro objednávky. Rozezná objednávku od dotazu, reklamace nebo reklamy; ostatní e-maily nechá na člověku. Jak se třídí obecná pošta, popisujeme v článku AI třídění poptávek a e-mailů.
- Čtení dokumentu. Z textu, PDF nebo Excelu se vytáhne odběratel, číslo objednávky zákazníka, požadovaný termín, dodací adresa a řádky s kódem, názvem, množstvím a jednotkou.
- Párování položek. Kódy zákazníka se převedou na Vaše katalogová čísla. Nejdřív podle převodní tabulky, kterou systém postupně doplňuje, potom podle názvu a parametrů. Každé napárování má míru jistoty.
- Kontroly. Existence zákazníka, platnost jeho cen a slev, dostupnost na skladě, minimální odběr, správná jednotka (kusy versus balení).
- Založení objednávky. Jistá objednávka se zapíše do ERP, účetního systému nebo e-shopu přes jeho rozhraní. Nejistá jde do fronty, kde ji obchodník během chvíle opraví a potvrdí.
- Potvrzení zákazníkovi. Odejde rekapitulace s čísly položek, cenami a předpokládaným termínem.
Možnosti řešení a kdy se hodí které
- Objednávkový portál nebo B2B e-shop. Nejčistší cesta: zákazník zadává objednávku sám. Velcí odběratelé ale často trvají na posílání objednávek ze svého systému, takže e-mail nezmizí. Více na stránce zákaznický portál.
- EDI. Vhodné pro obchodní řetězce a velké odběratele s pevným formátem. Pro desítky menších zákazníků je zavedení zbytečně drahé.
- Hotový vytěžovací nástroj. Přečte dokument a vrátí data. Napojení na Váš systém, ceníky a převodní tabulky musíte dořešit sami.
- Řešení na míru. Spojí čtení, párování, kontroly a zápis do konkrétního systému. Vyplatí se, když objednávky chodí v mnoha formátech a chyby stojí peníze.
Často se kombinuje portál pro menší zákazníky a automatické zpracování e-mailů pro ty, kteří portál používat nebudou. Rozhodující není technologie, ale to, jak Vaši zákazníci objednávají dnes a co jsou ochotni změnit. Nutit velkého odběratele do portálu obvykle nefunguje, přizpůsobit se jeho formátu ano.
Na co si dát pozor
- Převodní tabulka kódů. Je to největší hodnota celého řešení. Musí jít snadno doplňovat a opravovat, jinak se stejné chyby opakují.
- Jednotky a balení. „10“ může znamenat deset kusů i deset kartonů. Tady se vyplatí přísná kontrola a pravidla pro konkrétní zákazníky.
- Změny a storna. Zákazník pošle opravu objednávky v dalším e-mailu. Systém ji musí spojit s původní objednávkou, ne založit novou.
- Ceny. Pokud zákazník uvádí v objednávce cenu, která neodpovídá ceníku, nemá ji systém tiše přepsat ani přijmout. Rozdíl patří obchodníkovi.
- Rozhraní cílového systému. Ne každé ERP nebo účetnictví má rozhraní pro zápis objednávek. Ověřte to na začátku, ovlivní to rozsah i cenu.
Co je potřeba připravit před spuštěním
Automatické zpracování objednávek stojí na datech, která většina firem už má, jen nejsou pohromadě. Před začátkem se vyplatí dát dohromady:
- Katalog produktů s kódy, názvy, jednotkami a balením, ideálně export ze systému, ve kterém objednávky vedete.
- Seznam zákazníků s IČO, dodacími adresami a e-mailovými adresami, ze kterých objednávky posílají.
- Ceníky a slevy podle zákazníků nebo skupin, pokud se mají kontrolovat ceny.
- Existující převodní tabulky, které obchodníci často vedou v Excelu nebo v hlavě.
- Vzorek objednávek za několik týdnů, včetně těch problematických, na kterých se řešení otestuje.
Čím úplnější podklady, tím víc objednávek projde bez zásahu už v prvních týdnech provozu. Chybějící převodní tabulka nevadí, vzniká postupně z potvrzení obchodníků.
Jak zpracování objednávek z e-mailu postavíme my
Nejdřív si vyžádáme vzorek objednávek za posledních několik týdnů a projdeme, jaké formáty chodí, jak dnes párujete kódy a do jakého systému objednávky zapisujete. Na tomto základě dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Vývoj jde po částech: čtení a párování na Vašich objednávkách, kontrolní fronta pro obchodníky, zápis do systému, potvrzení zákazníkovi. Celou dobu máte jednoho odpovědného člověka.
Pro velkoobchody popisujeme širší souvislosti na stránce automatizace velkoobchodu a skladu. Službu najdete na stránce AI automatizace, cenu rozebírá článek kolik stojí automatizace. Ozvěte se přes kontakt.
Časté otázky
Jde automaticky zpracovat objednávky, které zákazníci posílají e-mailem v PDF?
Ano. Software přečte PDF, text e-mailu i přílohu v Excelu, vytáhne odběratele a položky a napáruje je na Vaše produkty. Jisté objednávky se zapíšou rovnou, nejisté jdou ke kontrole člověku.
Co když zákazník používá vlastní kódy produktů?
Systém si vede převodní tabulku mezi kódy zákazníka a Vašimi katalogovými čísly. Když kód nezná, navrhne produkt podle názvu a parametrů a obchodník ho potvrdí. Potvrzené párování se uloží a příště už proběhne samo.
Do jakých systémů jde objednávky zapisovat?
Do jakéhokoli systému, který má rozhraní pro zápis objednávek nebo import souborů, tedy do většiny ERP, účetních programů a e-shopových platforem. Pokud systém rozhraní nemá, hledá se náhradní cesta, například import souboru.
Kolik objednávek se zpracuje bez zásahu člověka?
Záleží na kvalitě a různorodosti objednávek. U stálých zákazníků s ustáleným formátem bývá podíl vysoký a s doplňováním převodní tabulky roste. Nové zákazníky a neobvyklé objednávky je rozumné nechat kontrolovat.
Není lepší zákazníky přimět objednávat přes portál?
Pro část zákazníků ano, a obě cesty se dají kombinovat. Velcí odběratelé ale často objednávají ze svého systému a e-mailem, takže automatické zpracování e-mailů zůstává potřeba.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě AI & automatizace.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575