Propojení e-shopu s účetnictvím
Pro e-shopy, kde účetní na konci měsíce importuje, kontroluje a opravuje stovky faktur a páruje platby z brány, dobírek a převodů. Ukážeme, jak propojení e-shopu s účetním systémem funguje u nejčastějších kombinací a co rozhoduje o tom, zda stačí hotový konektor.
- Propojení e-shopu s účetnictvím přenáší vydané faktury a dobropisy, úhrady a podle potřeby zákazníky a sklad.
- Každý účetní systém přijímá data jinak: Pohoda a Money S3 typicky přes XML, Fakturoid a iDoklad přes REST API.
- Nejtěžší částí není přenos faktur, ale párování plateb: platební brána posílá souhrnné výplaty, dobírky chodí od dopravců hromadně.
- Hotové konektory pokrývají běžné kombinace; na míru se vyplatí při více e-shopech, prodeji do zahraničí, vlastním skladu nebo neobvyklém účetním systému.
- Před propojením určete, který systém je hlavní pro faktury, ceny a sklad, jinak se data budou přepisovat.
Proč propojení e-shopu s účetnictvím řešit
Ruční převod dat mezi e-shopem a účetnictvím zabírá čas na obou stranách. Majitel e-shopu exportuje, účetní importuje a oba pak hledají rozdíly. Typické problémy:
- faktury z e-shopu se do účetnictví dostávají jednou měsíčně a přehled o tržbách je zpožděný,
- platby z platební brány přicházejí v jedné částce za desítky objednávek, bez rozpadu nejde nic spárovat,
- dobírky vyplácí dopravce souhrnně a s odečtenými poplatky,
- dobropisy a vratky se v účetnictví dohledávají zpětně,
- účetní kancelář dostává data v jiném formátu, než potřebuje.
Zpoždění dat má i obchodní cenu. Když se tržby a marže objeví v účetnictví až po uzávěrce, majitel e-shopu řídí podle odhadu. Propojení, které přenáší doklady denně, je zároveň podkladem pro průběžný reporting a hlídání neuhrazených objednávek. Pro účetní kanceláře, které zpracovávají více e-shopů najednou, je přínos násobný, protože stejná pravidla lze použít pro více klientů.
Jak se nejčastější systémy propojují
| Systém | Jak přijímá nebo poskytuje data |
|---|---|
| Shoptet | Exporty, doplňky, REST API pro tarif Premium a partnerské doplňky |
| WooCommerce | REST API, webhooky, pluginy |
| Upgates | API a exporty, doplňky |
| Vlastní e-shop | Přímý přístup k databázi nebo vlastní API |
| Pohoda | XML import, automaticky přes mServer |
| Money S3 | XML import a export |
| Fakturoid | REST API v3 s OAuth 2, webhooky |
| iDoklad | REST API |
Tabulka ukazuje jen typ rozhraní. Co konkrétně jde přenést, záleží na verzi, tarifu a nastavení. Pro nejčastější kombinaci máme samostatný článek propojení Shoptetu a Pohody a pro Fakturoid napojení Fakturoidu přes API.
Párování plateb: brána, dobírky a převody
Přenos faktur je obvykle hotový za pár dní. Párování plateb rozhoduje o tom, zda propojení opravdu šetří práci. Každý zdroj plateb vypadá jinak:
- Bankovní převod. Páruje se podle variabilního symbolu a částky. Problém dělají chybějící nebo špatné symboly a částečné úhrady.
- Platební brána. Na účet přijde jedna výplata za období, snížená o poplatky. Spárovat jde jen s rozpadem od brány, typicky přes její API nebo výpis.
- Dobírka. Dopravce pošle souhrnnou částku a seznam zásilek. Ten se musí přiřadit k objednávkám a fakturám.
- Poplatky. Poplatky brány a dopravce se zaúčtují zvlášť jako náklad, aby seděla tržba i zůstatek.
Pro automatické párování je potřeba mít pohyby z banky k dispozici strojově, ideálně přes API banky, a nikoli jen jako PDF výpis. Podrobně se párování věnuje stránka automatické párování plateb.
Hotový konektor, nebo napojení na míru
- Vestavěná funkce e-shopu nebo účetnictví. Některé kombinace mají napojení přímo v systému. Ověřte, co přenáší a zda jde jen o export souboru.
- Konektor třetí strany. Měsíční poplatek, rychlé spuštění. Vhodný pro jeden e-shop, jeden účetní systém a standardní doklady.
- Integrační platforma (Make, n8n a podobné). Vhodná, když potřebujete upravit logiku, ale nechcete psát vlastní aplikaci. Pozor na provozní náklady při velkém počtu objednávek, platformy obvykle účtují podle počtu operací.
- Napojení na míru. Vyplatí se při více e-shopech nebo měnách, prodeji do EU v režimu OSS, vlastním skladovém systému, specifických předkontacích nebo když konektor pro Vaši kombinaci neexistuje.
Na co si dát pozor
- Kdo vystavuje fakturu. E-shop, nebo účetní systém? Obojí jde, ale musí být jen jeden. Druhý systém doklad pouze přebírá a neupravuje.
- Předkontace a střediska. Domluvte s účetní, jak se mají doklady z e-shopu zaúčtovat, a nastavte to v propojení předem, ne opravami po měsíci.
- Číselné řady a duplicity. Opakovaný přenos stejné faktury nesmí vytvořit druhý doklad. Propojení musí poznat, co už přeneslo.
- DPH, měny a zaokrouhlení. Nejčastější zdroj rozdílů. Testujte na reálných dokladech včetně dobropisů a zahraničních objednávek.
- Adresář zákazníků. U maloobchodu se zákazníci často nepřenášejí jednotlivě, aby se adresář nezahltil. Rozhodněte předem.
- Hlášení chyb. Doklad, který neprošel, musí být vidět hned, ne až při uzávěrce.
- Změna platformy. Při přechodu na jiný e-shop nebo účetní systém se propojení mění také. Napojení na míru postavené s oddělenou vrstvou pro každý systém se přizpůsobí snáz než sada ručních exportů.
Jak propojení postavíme my
V rozboru zmapujeme, jaké doklady a platby vznikají, kde a kdo je dnes zpracovává, a domluvíme se s Vaší účetní na pravidlech zaúčtování. Pokud stačí hotový konektor, doporučíme ho. Pokud ne, dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Stavíme po částech, nejdřív faktury, potom platby a nakonec sklad nebo další systémy, a každou část ověřujeme na skutečných datech. Celou dobu jedná jeden odpovědný člověk.
Propojení systémů je součástí služby AI automatizace a propojení systémů. Z čeho se skládá cena, popisuje stránka kolik stojí automatizace, odhad času ruční práce dá kalkulačka. Ozvěte se přes kontakt.
Časté otázky
Jak propojit e-shop s účetnictvím?
Nejdřív zjistěte, jaká rozhraní mají oba systémy, například API, XML import nebo export. Pak zvolte vestavěnou funkci, hotový konektor, integrační platformu nebo napojení na míru. Rozhodnout je potřeba také to, který systém vystavuje faktury a který je hlavní pro sklad a ceny.
Jak spárovat platby z platební brány s fakturami?
Brána obvykle posílá jednu výplatu za více objednávek snížené o poplatky. K párování je potřeba rozpad výplaty od brány, typicky z jejího API nebo výpisu, který se spojí s objednávkami a fakturami. Poplatky se zaúčtují zvlášť.
Lze propojit WooCommerce s Pohodou nebo Money?
Ano. WooCommerce má REST API a webhooky, Pohoda a Money S3 přijímají doklady ve formátu XML. Existují pluginy a konektory třetích stran, případně se napojení postaví na míru, když je potřeba vlastní logika.
Co je lepší: vystavovat faktury v e-shopu, nebo v účetnictví?
Obojí funguje. Vystavení v e-shopu je rychlejší pro zákazníka a jednodušší na napojení, vystavení v účetním systému dává účetní větší kontrolu. Důležité je, aby fakturu vystavoval jen jeden systém a druhý ji pouze přebíral.
Jak často se data mezi e-shopem a účetnictvím přenášejí?
Podle potřeby a možností systémů, od okamžitého přenosu přes webhook po dávku jednou denně. Pro účetnictví obvykle stačí denní přenos, stavy skladu a úhrady se vyplatí přenášet častěji.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě AI & automatizace.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575