Propojení Shoptetu a Pohody
Pro e-shopy na Shoptetu, které účtují v Pohodě a dnes přenášejí faktury, objednávky nebo stavy skladu ručně či přes export a import souborů. Vysvětlíme, jaké jsou možnosti propojení, co který způsob zvládne a na co si dát pozor.
- Shoptet a Pohodu lze propojit třemi způsoby: ručním exportem a importem XML, hotovým doplňkem nebo konektorem třetí strany, nebo napojením na míru.
- Nejčastěji se přenášejí vydané faktury a dobropisy do Pohody, opačným směrem stavy skladu, ceny a stavy objednávek.
- Automatický zápis do Pohody probíhá přes XML rozhraní, typicky přes mServer, který musí běžet u Pohody.
- Přímé API Shoptetu je určené pro tarif Premium a pro doplňky partnerů; běžné tarify se napojují přes doplňky nebo exporty.
- Hotový konektor stačí pro standardní tok faktur. Na míru se vyplatí při více skladech, vlastních pravidlech účtování, párování plateb nebo dalších systémech.
Kdy propojení Shoptetu a Pohody řešit
Dokud e-shop vyřizuje pár objednávek denně, ruční export faktur jednou za měsíc stačí. Propojení se začne vyplácet, když:
- účetní tráví hodiny importem, kontrolou a opravami faktur z e-shopu,
- stav skladu v e-shopu neodpovídá skutečnosti a prodává se zboží, které není,
- ceny se mění v Pohodě a do Shoptetu se přepisují ručně,
- platby kartou a dobírkou se párují s fakturami po jedné,
- dobropisy a vratky se v Pohodě dohledávají zpětně.
Čas se neztrácí jen přepisováním, ale hlavně opravami. Každá chyba v čísle dokladu, DPH nebo zaokrouhlení se pak řeší při uzávěrce. Kolik ruční práce Vás tok dat stojí, spočítáte v kalkulačce.
Co se mezi Shoptetem a Pohodou přenáší
| Data | Směr | Poznámka |
|---|---|---|
| Vydané faktury, zálohové faktury, dobropisy | Shoptet → Pohoda | Nejčastější požadavek, základ propojení |
| Objednávky | Shoptet → Pohoda | Když se vyřizují nebo expedují z Pohody |
| Zákazníci | Shoptet → Pohoda | Pozor na duplicity v adresáři |
| Stavy skladu | Pohoda → Shoptet | Když je Pohoda hlavní evidencí skladu |
| Ceny a produkty | Pohoda → Shoptet | Rozhodněte, kde je ceník hlavní |
| Stavy objednávek, úhrady | Pohoda → Shoptet | Zákazník vidí, že je zaplaceno nebo odesláno |
Před výběrem řešení si ujasněte, který systém je pro jaká data hlavní. Když se stejný údaj upravuje na obou stranách, synchronizace ho dřív nebo později přepíše.
Nejčastější rozdělení vypadá takto: Shoptet je hlavní pro objednávky, zákazníky a vydané faktury, Pohoda pro účetnictví, sklad a nákupní ceny. Prodejní ceny a popisy produktů se spravují tam, kde s nimi pracuje obchod, typicky v Shoptetu. Pokud firma prodává i mimo e-shop, třeba velkoobchodně nebo na prodejně, bývá hlavní evidencí skladu Pohoda a e-shop jen přebírá dostupné množství.
Tři způsoby propojení a kdy se hodí který
1. Export a import XML
Doklady se z e-shopu vyexportují a v Pohodě naimportují přes XML import. Je to bez dalších nákladů, ale ručně, s prodlevou a bez zpětného toku skladu a stavů.
2. Hotový doplněk nebo konektor
Ve katalogu doplňků Shoptetu i mimo něj existují konektory třetích stran, které přenášejí faktury, případně sklad a stavy objednávek. Platí se obvykle měsíčně, zápis do Pohody často zajišťuje malý program instalovaný u Pohody nebo mServer. Hodí se pro standardní tok, pokud Vám vyhovují jeho pravidla. Ověřte, které doklady a směry podporuje, jak často data přenáší a co dělá při chybě.
3. Napojení na míru
Čte data z API Shoptetu (u tarifu Premium přes soukromé API, jinak přes doplněk) nebo z exportů a zapisuje je do Pohody přes mServer v XML. Vyplatí se, když potřebujete vlastní předkontace a členění, více skladů nebo e-shopů, párování plateb, napojení dopravců nebo dalšího systému. Širší přehled pro jiné platformy najdete v článku propojení e-shopu s účetnictvím.
Na co si dát pozor
- Číselné řady. Faktury vystavené Shoptetem mají vlastní číselnou řadu. V Pohodě pro ni nastavte samostatnou řadu, aby nevznikaly konflikty.
- DPH a zaokrouhlení. Různé sazby, zaokrouhlení haléřů a doprava jako samostatná položka jsou nejčastější zdroj rozdílů mezi systémy.
- OSS a zahraničí. Prodej do jiných zemí EU s místní sazbou DPH vyžaduje správné členění v Pohodě. Ne každý konektor to umí.
- Úpravy po přenosu. Když se faktura opraví v Pohodě, Shoptet o tom typicky neví. Domluvte, kde se doklady opravují.
- Dostupnost Pohody. Automatický zápis vyžaduje, aby u Pohody běžel mServer nebo program konektoru. Při vypnutém počítači nebo serveru se přenos zastaví. Hlídejte to.
- Kontrola chyb. Dobré propojení hlásí, který doklad neprošel a proč. Tiché selhání se zjistí až při uzávěrce.
- Párování produktů. Sklad a ceny se přenášejí jen u produktů, které mají v obou systémech stejný kód nebo EAN. Varianty v Shoptetu, například velikosti a barvy, musí mít v Pohodě vlastní skladové karty.
- Test na kopii dat. První přenos zkoušejte do zkušební účetní jednotky, ne do ostré.
Jak propojení postavíme my
V rozboru projdeme, jaká data a kterým směrem potřebujete, jak máte nastavenou Pohodu a jaký tarif Shoptetu používáte. Pokud Vám bude stačit hotový konektor, řekneme to. Pokud ne, dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Napojení stavíme po částech, nejdřív faktury, potom sklad, platby a stavy objednávek, a každou část ověřujeme s Vaší účetní na skutečných dokladech. KUDEN není oficiálním partnerem Shoptetu ani Stormware, stavíme nad jejich veřejně dostupnými rozhraními.
Propojení systémů je součástí služby AI automatizace a propojení systémů. Na párování plateb navazuje automatické párování plateb. Z čeho se cena skládá, popisuje stránka kolik stojí automatizace. Ozvěte se přes kontakt.
Časté otázky
Jak propojit Shoptet s Pohodou?
Buď ručně exportem dokladů ze Shoptetu a XML importem do Pohody, nebo automaticky přes doplněk či konektor třetí strany, nebo napojením na míru přes API Shoptetu a mServer Pohody. Volba závisí na objemu objednávek, na tom, jaká data potřebujete přenášet, a na tarifu Shoptetu.
Existuje hotový doplněk pro propojení Shoptetu a Pohody?
Ano, na trhu je několik konektorů třetích stran, část z nich v katalogu doplňků Shoptetu. Liší se tím, které doklady a směry přenášejí, jak často a za kolik. Před výběrem si ověřte podporu dobropisů, zálohových faktur, skladu a prodeje do zahraničí.
Potřebuji pro automatický přenos do Pohody mServer?
Pro automatický zápis bez ručního importu obvykle ano, případně program konektoru, který komunikuje s Pohodou. mServer je součástí Pohody a přijímá data ve formátu XML. Dostupnost záleží na variantě a licenci Pohody, ověřte ji u Stormware nebo svého prodejce.
Dá se z Pohody posílat stav skladu do Shoptetu?
Ano, pokud je Pohoda Vaší hlavní evidencí skladu. Stavy se přenášejí pravidelně, například každých několik minut nebo hodinu. Je potřeba spárovat produkty podle kódu nebo EAN a hlídat varianty.
Má API Shoptetu každý e-shop?
Soukromé API je podle dokumentace Shoptetu dostupné pro tarif Premium. Ostatní e-shopy se napojují přes doplňky, které používají API Shoptetu pro partnery, nebo přes exporty. Aktuální podmínky ověřte v dokumentaci Shoptetu pro vývojáře.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě AI & automatizace.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575