Automatické vytěžování faktur do Pohody
Pro firmy, kterým chodí desítky až stovky přijatých faktur měsíčně a někdo je ručně přepisuje do Pohody. Automatické vytěžování přečte fakturu z PDF nebo e-mailu, zkontroluje údaje a založí doklad v Pohodě. Účetní pak jen kontroluje výjimky.
- Přijaté faktury z PDF a e-mailu jde do Pohody dostat bez přepisování: software vytěží údaje a založí doklad přes XML import nebo POHODA mServer.
- Typický tok: sběrná e-mailová schránka → vytěžení (OCR a AI) → kontrola IČO, DIČ, součtů a DPH → zápis do Pohody → ruční kontrola jen u výjimek.
- Pokud dodavatel posílá fakturu ve formátu ISDOC, není co vytěžovat a data jdou přímo do importu.
- Hotové vytěžovací služby se hodí pro standardní faktury, řešení na míru pro párování s objednávkami, předkontace podle pravidel a víc firem v jedné Pohodě.
- Ruční zápis jedné faktury trvá typicky 3–5 minut; při 300 fakturách měsíčně jde o 15–25 hodin práce.
Kdy se vytěžování faktur do Pohody vyplatí řešit
Ruční zápis přijaté faktury do Pohody znamená otevřít PDF, najít nebo založit adresu dodavatele, opsat číslo dokladu, variabilní symbol, data, částky podle sazeb DPH a zvolit předkontaci. U jednoduché faktury to trvá několik minut, u faktury s více položkami nebo sazbami déle. K tomu se přidává dohledávání faktur v e-mailech a oprava překlepů ve variabilním symbolu, které se projeví až při párování plateb.
Automatizace dává smysl hlavně, když:
- přijatých faktur je víc než zhruba sto měsíčně,
- faktury chodí do několika schránek a ztrácejí se,
- stejní dodavatelé se opakují a předkontace je u nich vždy stejná,
- chcete faktury kontrolovat proti objednávkám nebo příjemkám,
- účetní kancelář účtuje pro víc firem a dokladů přibývá.
Kolik Vás ruční zpracování stojí dnes, si spočítáte v kalkulačce ruční práce.
Jak automatické vytěžení faktury do Pohody funguje krok za krokem
- Sběr. Faktury chodí do jedné sběrné schránky (například faktury@firma.cz) nebo do sdílené složky. Systém si je odtud bere sám.
- Rozpoznání formátu. Pokud je v e-mailu ISDOC, data se převezmou přímo. U PDF se nejdřív zjistí, jestli má textovou vrstvu, nebo jde o sken, který potřebuje OCR.
- Vytěžení. Z dokladu se přečte dodavatel, IČO, DIČ, číslo faktury, variabilní symbol, datum vystavení, splatnosti a DUZP, bankovní účet, základy a DPH podle sazeb a případně položky. Jazykové modely dnes zvládnou i faktury bez pevné šablony.
- Kontrola. Systém ověří, že součty sedí, IČO odpovídá záznamu v registru, účet dodavatele je známý a faktura není v Pohodě podruhé. Doklady, které neprojdou, jdou do fronty k ruční kontrole.
- Zápis do Pohody. Data se převedou do XML podle schématu Stormware a naimportují se do agendy přijatých faktur. Ruční cestou přes XML import v Pohodě, nebo automaticky přes POHODA mServer, který přijímá XML požadavky po síti a vrací odpověď o výsledku.
- Příloha a stopa. K dokladu se připojí původní PDF a uloží se záznam, kdo a kdy doklad schválil.
Možnosti: hotová vytěžovací služba, doplněk, nebo řešení na míru
| Varianta | Kdy se hodí | Omezení |
|---|---|---|
| Hotová vytěžovací služba s exportem do Pohody | Standardní faktury, jedna firma, žádné zvláštní kontroly | Platba za doklad, pravidla předkontace a kontrol jen v rozsahu služby |
| Doplněk nebo skript nad XML importem | Faktury od malého počtu stálých dodavatelů | Křehké při změně vzhledu faktury, často ruční spouštění |
| Řešení na míru přes mServer | Párování s objednávkami, vlastní pravidla, víc účetních jednotek, schvalování | Vyšší vstupní investice, potřeba správy mServeru |
Pokud chcete fakturu před zaúčtováním nechat schválit odpovědným člověkem, podívejte se na elektronické schvalování faktur a objednávek. Obdobné řešení pro Money popisujeme na stránce vytěžování faktur do Money.
Párování faktury s objednávkou a předkontace
Samotné opsání údajů je jen polovina práce. Větší úspora přichází, když systém fakturu rovnou zařadí. Typicky:
- Předkontace podle dodavatele. U opakujících se dodavatelů (energie, nájem, telefony, software) se předkontace, středisko a členění DPH vyplní podle pravidla. U nových dodavatelů systém navrhne nejbližší podobný případ a nechá rozhodnout účetní.
- Párování s objednávkou. Pokud v Pohodě evidujete vydané objednávky nebo příjemky, systém porovná číslo objednávky, množství a ceny. Rozdíl nad stanovenou toleranci označí k prověření.
- Kontrola účtu dodavatele. Nový nebo změněný bankovní účet u známého dodavatele je běžný znak podvodu. Taková faktura by neměla projít bez ručního potvrzení.
Správně vyplněný variabilní symbol a částka pak usnadní i navazující automatické párování plateb.
Na co si dát pozor
- Varianta a verze Pohody. Dostupnost mServeru a způsob provozu se liší podle varianty a licence. Před návrhem si ověřte, co máte, a počítejte s tím, že mServer musí běžet na počítači nebo serveru, kde je Pohoda.
- Kvalita skenů. Rozmazaný sken nebo fotka z mobilu snižuje přesnost. Dodavatele, kteří posílají skeny, je lepší požádat o PDF nebo ISDOC.
- Kontrola člověkem. Ani dobré vytěžení není stoprocentní. Počítejte s frontou výjimek, kterou někdo denně projde, a nezapisujte nejisté doklady rovnou do účetnictví.
- Duplicity. Stejná faktura často přijde e-mailem i poštou. Kontrola na kombinaci IČO a čísla dokladu je nutnost.
- Data mimo firmu. Pokud vytěžování používá cloudový AI model, ověřte, kde se data zpracovávají a zda je dodavatel nepoužívá k trénování. Více v článku AI ve firmě bezpečně.
Jak vytěžování faktur do Pohody postavíme my
Začínáme rozborem: projdeme vzorek Vašich faktur, odkud chodí, jak je dnes zapisujete a jaká pravidla účetní používá. Pak dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Vývoj probíhá po funkčních částech, takže první faktury v Pohodě vidíte brzy a pravidla dolaďujeme na skutečných dokladech. Celou dobu máte jednoho odpovědného člověka.
Z čeho se cena skládá a jaká jsou orientační tržní rozpětí, popisujeme na stránce kolik stojí automatizace firemních procesů. Více o službě najdete na stránce AI automatizace a propojení systémů, nebo se nám rovnou ozvěte přes kontakt.
Časté otázky
Umí Pohoda sama importovat faktury z PDF?
Pohoda umí importovat strukturovaná data, například XML ve formátu Stormware nebo ISDOC. Samotné PDF bez strukturovaných dat neumí přečíst a zaúčtovat. K tomu je potřeba vytěžovací nástroj, který z PDF vytvoří XML pro import.
Co je POHODA mServer a potřebuji ho?
mServer je součást Pohody, která přijímá XML požadavky po síti a zapisuje nebo čte data bez ručního importu. Potřebujete ho, pokud chcete, aby se faktury do Pohody zapisovaly automaticky a průběžně. Pro občasný ruční import stačí XML import přímo v programu.
Jak přesné je automatické vytěžování faktur?
U čitelných PDF s textovou vrstvou bývá přesnost hlavních údajů vysoká, u skenů a fotek nižší. Rozhodující je kontrola: součty, IČO, duplicity a známý účet dodavatele. Doklady, které kontrolou neprojdou, má vždy vidět člověk.
Dá se vytěžování napojit na víc firem v jedné Pohodě?
Ano. Systém podle IČO odběratele na faktuře nebo podle schránky, do které faktura přišla, určí účetní jednotku a zapíše doklad do správné databáze. To se hodí holdingům i účetním kancelářím.
Kolik stojí vytěžování faktur do Pohody?
Hotové služby se obvykle platí za počet dokladů měsíčně, řešení na míru jednorázově za vývoj plus provoz. Cena závisí hlavně na počtu dokladů, pravidlech předkontace a na tom, zda chcete párování s objednávkami. Orientační tržní rozpětí najdete na stránce o ceně automatizace.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě AI & automatizace.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575