Elektronické schvalování faktur a objednávek
Pro firmy, kde faktury a žádosti o nákup kolují e-mailem, po stolech nebo v hlavě jednoho člověka. Elektronický schvalovací proces určí, kdo má co schválit a do kdy, sám připomíná termíny a u každého dokladu nechává dohledatelnou stopu.
- Schvalovací proces stojí na třech pravidlech: kdo schvaluje (podle střediska, zakázky nebo dodavatele), do jaké částky a do kdy.
- Faktura se po schválení automaticky předá do účetnictví a k úhradě, nikdo ji nepřepisuje ani nepřeposílá.
- Systém hlídá splatnosti, posílá připomínky a při nepřítomnosti předá schválení zástupci.
- Každé rozhodnutí má záznam: kdo, kdy, s jakým komentářem. To pomáhá při auditu i při sporu s dodavatelem.
- Hotové nástroje stačí pro jednoduché schvalování; na míru se vyplatí, když pravidla závisí na zakázkách, rozpočtech nebo více firmách ve skupině.
Kdy schvalování faktur a objednávek řešit
Ruční schvalování funguje, dokud faktur je pár desítek měsíčně a všichni sedí v jedné kanceláři. Potom se začnou objevovat stejné příznaky:
- Faktura leží v něčí schránce a účetní ji nemůže zaúčtovat ani zaplatit.
- Platí se po splatnosti, firma přichází o skonto nebo platí penále.
- Nikdo neví, kdo nákup schválil a proč byla cena vyšší než v objednávce.
- Při dovolené vedoucího se schvalování zastaví úplně.
- Účetní tráví hodiny honěním podpisů místo účtování.
Typicky jde o firmy s více středisky, provozovnami nebo zakázkami, kde fakturu musí potvrdit někdo jiný než ten, kdo ji přijal. Čas se ztrácí hlavně v čekání a dohledávání, ne v samotném rozhodnutí. Kolik to ve Vaší firmě stojí, odhadnete v kalkulačce ruční práce.
Jak elektronické schvalování funguje krok za krokem
- Příjem dokladu. Faktura přijde do sdílené schránky nebo se nahraje. Údaje z PDF se vytěží automaticky (dodavatel, IČO, částky, splatnost, číslo objednávky). Podrobněji to popisujeme u vytěžování faktur do Pohody.
- Kontrola proti objednávce. Pokud k faktuře existuje objednávka, systém porovná částku a položky. Shoda v toleranci může projít rovnou, rozdíl jde ke schválení s upozorněním.
- Určení schvalovatele. Podle pravidel: středisko, zakázka, druh nákladu, dodavatel, výše částky. Nad limit se přidá druhý stupeň, třeba ředitel nebo jednatel.
- Schválení. Schvalovatel dostane upozornění e-mailem nebo v aplikaci, vidí PDF, objednávku i historii dodavatele. Schválí, zamítne, nebo vrátí s dotazem jedním klikem, i z telefonu.
- Připomínky a zástupy. Když se nic neděje, systém připomene. Při nepřítomnosti přejde úkol na zástupce.
- Předání dál. Schválená faktura se odešle do účetního systému a do příkazu k úhradě. Zamítnutá se vrátí s důvodem.
Stejný postup funguje i pro žádosti o nákup a objednávky ještě před tím, než se cokoli koupí. Tam je přínos často větší, protože se rozhoduje dřív, než vznikne závazek.
Jak nastavit pravidla, limity a odpovědnosti
Technika je jednodušší část. Těžší je dohodnout pravidla, která odpovídají tomu, jak firma opravdu funguje. Než se cokoli staví, vyplatí se mít jasno v těchto bodech:
| Otázka | Příklad pravidla |
|---|---|
| Kdo schvaluje | Vedoucí střediska, u zakázkových nákladů projektový manažer |
| Do jaké částky | Do 20 000 Kč vedoucí, nad tuto částku navíc ředitel |
| Do kdy | Do 3 pracovních dnů, nejpozději 5 dní před splatností |
| Co když chybí | Zástup podle kalendáře nepřítomností |
| Co projde samo | Opakované platby (nájem, energie) v toleranci proti smlouvě |
Částky v tabulce jsou jen ilustrace, limity si určuje každá firma sama. Dobrou praxí je začít s málo pravidly a přidávat je podle skutečných případů. Příliš složitý strom schvalování lidé obcházejí.
Hotový nástroj, modul ERP, nebo systém na míru
- Modul v účetním systému nebo ERP. Některé systémy mají vlastní schvalování dokladů. Hodí se, když všichni schvalovatelé v systému pracují a pravidla jsou jednoduchá. Slabinou bývá ovládání pro lidi, kteří účetní program jinak neotevírají.
- Hotová aplikace pro oběh dokladů. Rychlé nasazení, předplatné, standardní pravidla podle částky a střediska. Vyplatí se ověřit napojení na Váš účetní systém a to, zda zvládne i schvalování objednávek, nejen faktur.
- Schvalování na míru. Dává smysl, když pravidla závisí na zakázkách a rozpočtech, když firma potřebuje porovnávat fakturu s objednávkou a příjemkou, nebo když schvaluje více firem ve skupině s různými účetními systémy. Obecné srovnání najdete v průvodci hotový software, nebo systém na míru.
Na co si dát pozor
- Jeden zdroj pravdy. Faktura nesmí existovat ve dvou verzích, jedné schválené a jedné v účetnictví. Stav schválení by měl být vidět tam, kde se platí.
- Kontrola bankovního účtu. Změna účtu dodavatele je častý znak podvodu. Systém by měl upozornit, když faktura přijde na jiný účet než minule, u plátců DPH i na účet, který není zveřejněný v registru.
- Oddělení rolí. Kdo nákup objednal, by neměl být jediný, kdo schvaluje jeho úhradu nad určitou částku.
- Archiv a dohledatelnost. Historie rozhodnutí se musí uchovat spolu s dokladem po zákonnou dobu archivace.
- Mobilní schválení. Pokud vedoucí schvaluje jen u počítače, proces se zpomalí na rychlost jeho nejvytíženějšího dne.
Jak schvalování postavíme my
Začínáme rozborem: projdeme, kudy dnes faktury a objednávky chodí, kdo co schvaluje a kde se čeká. Potom dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Stavíme po funkčních částech, typicky nejdřív příjem a vytěžení dokladů, potom schvalovací pravidla a nakonec předání do účetnictví a bankovních příkazů. Průběžně vidíte, co funguje. Celý projekt vede jeden odpovědný člověk od prvního hovoru po předání.
Schvalování obvykle stavíme jako součást interních systémů, často spolu s automatickým párováním plateb. Z čeho se cena skládá, popisujeme na stránce kolik stojí automatizace firemních procesů. Chcete probrat Váš případ? Napište nám přes kontakt.
Časté otázky
Jak nastavit schvalování přijatých faktur ve firmě?
Nejdřív určete, kdo schvaluje podle střediska nebo zakázky, do jaké částky a v jakém termínu. Potom zvolte nástroj, který faktury podle těchto pravidel rozešle, připomíná termíny a po schválení je předá do účetnictví. Začněte jednoduchými pravidly a doplňujte je podle praxe.
Dá se faktura schválit z mobilu?
Ano, běžné schvalovací aplikace i systémy na míru umožňují schválení z telefonu. Schvalovatel vidí PDF faktury, objednávku a případný komentář a rozhodne jedním klikem. Bez této možnosti se schvalování obvykle zpomaluje.
Umí schvalovací systém porovnat fakturu s objednávkou?
Pokud má přístup k objednávkám, ano. Porovná dodavatele, částku a případně položky a shodu v nastavené toleranci může pustit dál bez ručního schválení. Rozdíly označí a pošle odpovědné osobě.
Co se stane, když schvalovatel je na dovolené?
Systém by měl mít nastavené zástupy. Podle kalendáře nepřítomností nebo po uplynutí lhůty předá schválení zástupci nebo nadřízenému, aby faktura nepropadla po splatnosti.
Potřebuji kvůli schvalování měnit účetní program?
Obvykle ne. Schvalování může běžet jako samostatná vrstva, která schválené doklady předá do stávajícího účetního systému, například přes XML import nebo API. Záleží na tom, jaká rozhraní Váš systém nabízí.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě Interní systémy.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575