Automatické hlídání odchylek a upozornění ve firmě
Pro firmy, kde se problém zjistí, až když si stěžuje zákazník nebo když přijde měsíční uzávěrka. Automatické hlídání odchylek kontroluje data průběžně a pošle upozornění konkrétnímu člověku ve chvíli, kdy se dá ještě něco udělat.
- Automatické hlídání odchylek pravidelně kontroluje data ze systémů a při překročení pravidla pošle upozornění odpovědné osobě.
- Typicky se hlídá marže pod limitem, zásoby pod minimem, faktury po splatnosti, pokles nebo výpadek objednávek a zakázky po termínu.
- Pravidla mohou být pevná (limit, termín) nebo založená na obvyklém průběhu (výrazně méně objednávek než obvykle v tento den).
- Upozornění musí jít konkrétnímu člověku, s odkazem na detail a návrhem, co udělat.
- Příliš mnoho upozornění je stejně špatné jako žádné: lidé je přestanou číst.
Co se ve firmě typicky vyplatí hlídat
Většina nepříjemných překvapení ve firmě je vidět v datech dřív, než způsobí škodu. Jen se na ně nikdo nedívá včas. Typické oblasti:
| Oblast | Příklad pravidla | Komu jde upozornění |
|---|---|---|
| Marže | Faktura nebo nabídka s marží pod 15 %, položka prodaná pod nákupní cenou | Obchodní ředitel |
| Sklad | Zásoba pod minimem s ohledem na dodací lhůtu dodavatele | Nákup |
| Pohledávky | Faktura 7 dní po splatnosti, zákazník přes kreditní limit | Účetní, obchodník |
| E-shop | Žádná objednávka za posledních několik hodin v době, kdy obvykle chodí | Správce e-shopu |
| Zakázky | Zakázka bez pohybu 5 dní, termín za 3 dny a hotovo pod 50 % | Vedoucí výroby, projektový manažer |
| Integrace | Noční přenos dat neproběhl nebo vrátil chybu | Správce systémů |
Konkrétní limity si určujete sami. Čísla v tabulce jsou jen ilustrace.
Při výběru prvních pravidel pomáhá jednoduchá otázka: co nás za poslední rok stálo nejvíc peněz nebo nejvíc nervů, a kdy jsme se o tom dozvěděli. Pokud jste o neplatiči věděli až po dvou měsících, nebo o vyprodaném zboží až od zákazníka, máte první dvě pravidla.
Jak hlídání odchylek funguje krok za krokem
- Sběr dat. Systém pravidelně načítá data z účetnictví, banky, e-shopu, skladu a evidence zakázek. Interval se volí podle tématu: objednávky e-shopu třeba každou hodinu, pohledávky jednou denně.
- Vyhodnocení pravidel. Každé pravidlo má podmínku, závažnost a odpovědnou osobu. Pravidla se dají měnit bez přeprogramování celého systému.
- Odfiltrování duplicit. Stejná odchylka se nehlásí každou hodinu znovu. Připomene se až po dohodnuté době, pokud ji nikdo nevyřešil.
- Upozornění. Zpráva přijde e-mailem, do Teams nebo Slacku, u závažných věcí případně SMS. Obsahuje, co se stalo, o kolik je hodnota mimo limit a odkaz na detail.
- Uzavření. Odpovědná osoba odchylku označí jako vyřešenou nebo vysvětlenou. Z historie je pak vidět, jak často se problém opakuje.
Pevná pravidla a hlídání podle obvyklého průběhu
Pevná pravidla jsou jednoduchá a dobře se vysvětlují: limit marže, minimální zásoba, počet dní po splatnosti. Pro většinu firem pokrývají většinu potřeb a měla by být prvním krokem.
Hlídání podle obvyklého průběhu porovnává aktuální hodnotu s tím, co je pro daný den a hodinu normální. Pozná třeba, že v úterý dopoledne obvykle chodí dvacet objednávek a dnes přišly tři. To pevné pravidlo nezachytí, protože tři objednávky v neděli v noci jsou v pořádku.
Statistické metody a AI dávají smysl tam, kde je dost historických dat a hodnoty přirozeně kolísají. U malého objemu dat dávají spíš falešné poplachy. Doporučujeme začít pevnými pravidly a složitější metody přidat jen tam, kde pevná pravidla nestačí.
Možnosti řešení
- Upozornění přímo v jednotlivých systémech. Účetní programy umí hlídat splatnost, e-shopy minimální zásobu. Je to zadarmo, ale každý systém hlídá jen sebe a nastavení bývá omezené.
- Upozornění v BI nástroji. Power BI a podobné nástroje umí poslat zprávu při překročení hodnoty v grafu. Hodí se, pokud už BI používáte a data máte připravená.
- Hlídání na míru. Vlastní sada pravidel nad daty z více systémů, s eskalací a historií. Dává smysl, když pravidlo potřebuje kombinovat data, například marži z faktur s nákupními cenami ze skladu.
Hlídání odchylek se dobře doplňuje s dashboardem pro majitele: dashboard ukazuje celkový stav, upozornění volá, když je potřeba jednat. Pro pohledávky navazuje automatické párování plateb a upomínky.
Na co si dát pozor
- Únava z upozornění. Když přijde padesát zpráv denně, lidé je začnou mazat bez čtení. Začněte několika pravidly s jasným dopadem a přidávejte postupně.
- Každé upozornění musí mít majitele. Zpráva poslaná „všem“ obvykle nevyřeší nikdo.
- Hlídejte i samotné hlídání. Pokud přestane chodit data, systém musí ohlásit výpadek, ne mlčet. Ticho nesmí znamenat „vše v pořádku“, pokud se nic nezkontrolovalo.
- Správná data. Upozornění na zásobu pod minimem je k ničemu, pokud skladová evidence neodpovídá realitě. Viz skladová evidence na míru.
- Pravidla pravidelně revidujte. Limity, které platily loni, nemusí odpovídat současným cenám a objemům.
Jak hlídání odchylek postavíme my
Nejdřív s Vámi sepíšeme, co se v posledních měsících pokazilo a kdy jste se to dozvěděli. Z toho vznikne první sada pravidel, ke každému odpovědná osoba a kanál, kam má upozornění chodit. Dostanete návrh s rozsahem a cenou předem a vývoj probíhá po částech, takže první pravidla fungují dřív, než je napojeno všechno.
Máte jednoho odpovědného člověka od prvního hovoru po předání. Cena závisí na počtu zdrojů dat a složitosti pravidel, orientační tržní rozpětí najdete na stránce kolik stojí automatizace. Více o službě data a reporting, ozvat se můžete přes kontakt.
Časté otázky
Jak nastavit automatické upozornění na fakturu po splatnosti?
Nejjednodušší je využít funkci účetního programu, pokud ji má. Pokud chcete upozornění kombinovat s dalšími daty, například s kreditním limitem nebo stavem zakázky, napojí se data z účetnictví a banky do vlastního hlídání. To pak pošle zprávu účetní nebo obchodníkovi a po dohodnuté době případně eskaluje.
Dá se automaticky poznat, že e-shop přestal přijímat objednávky?
Ano. Systém porovnává počet objednávek s obvyklým počtem v danou hodinu a den v týdnu. Když je výrazně nižší, pošle upozornění. Takto se dá odhalit výpadek platební brány, dopravce nebo chyba v pokladně e-shopu.
Potřebuji na hlídání odchylek umělou inteligenci?
Většinou ne. Pevná pravidla jako limit marže nebo minimální zásoba pokryjí většinu potřeb. Statistické metody nebo AI se vyplatí tam, kde hodnoty přirozeně kolísají a je k dispozici dost historie.
Jak zabránit tomu, aby lidé upozornění ignorovali?
Posílejte jen upozornění, která vyžadují akci, vždy konkrétnímu člověku a s odkazem na detail. Opakované upozornění na stejnou věc slučujte. Pravidla, na která nikdo nereaguje, upravte nebo zrušte.
Kam se upozornění posílají?
Nejčastěji e-mailem nebo do Microsoft Teams či Slacku. U závažných věcí se může přidat SMS. Důležité je, aby šla tam, kde je odpovědná osoba opravdu čte.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě Data & reporting.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575