Automatizace reportingu tržeb a marže: ranní report bez Excelu
Pro majitele a ředitele, kteří na čísla o tržbách a marži čekají do konce měsíce, nebo je někdo každé pondělí ručně skládá z exportů. Automatický report spojí data z účetnictví, e-shopu a dalších systémů a každé ráno je pošle tam, kde je opravdu čtete.
- Automatický report tržeb a marže každé ráno stáhne data ze zdrojových systémů, přepočítá je a pošle shrnutí e-mailem nebo do chatu.
- Typické zdroje jsou účetní program (Pohoda, Money), e-shop, pokladna, bankovní výpisy a evidence zakázek.
- Marže je spolehlivá jen tehdy, když jsou u položek správně nákupní ceny nebo náklady zakázky.
- Report má smysl držet krátký: tržby, marže, srovnání s plánem a s loňskem, a pár odchylek, které vyžadují pozornost.
- Ruční skládání reportu obvykle zabere jednotky hodin týdně, automatizace tuto práci odstraní úplně.
Proč ruční report tržeb a marže nestačí
Ve většině menších firem vypadá reporting podobně: účetní nebo asistentka stáhne export z účetnictví, druhý z e-shopu, vloží je do Excelu, opraví formáty, doplní nákupní ceny a pošle tabulku vedení. Trvá to několik hodin týdně a výsledek je k dispozici se zpožděním.
Problém není jen v čase. Ruční report:
- přichází pozdě, takže na pokles marže reagujete až za týdny,
- závisí na jednom člověku, a když je na dovolené, report nevznikne,
- obsahuje chyby z kopírování, například posunutý sloupec nebo chybějící den,
- nedá se snadno rozšířit o další pohled (podle obchodníka, kategorie, kanálu).
Kolik Vás ruční skládání čísel stojí za rok, spočítáte v kalkulačce ruční práce.
Jak automatický ranní report funguje
- Napojení na zdroje. Data se načítají přímo ze systémů: z účetního programu (přes jeho rozhraní, XML export nebo databázi), z e-shopu přes API, z pokladny, z bankovních výpisů a z evidence zakázek.
- Sjednocení. Každý systém pojmenovává věci jinak. Report potřebuje jednotný seznam produktů, zákazníků a středisek, aby se tržba z e-shopu a z faktur sečetla správně.
- Výpočet. Tržby bez DPH, náklady, hrubá marže v korunách a procentech, srovnání se stejným obdobím loni a s plánem.
- Kontrola úplnosti. Pokud nějaký zdroj nedodal data (výpadek, chybějící den), report to přímo uvede, místo aby ukázal nesmyslně nízké číslo.
- Doručení. V nastavený čas (typicky ráno před začátkem pracovní doby) přijde krátké shrnutí do e-mailu, Teams nebo Slacku s odkazem na podrobný přehled.
Pokud chcete čísla nejen dostávat, ale i procházet a filtrovat, navazuje na report dashboard pro majitele firmy.
Co má ranní report obsahovat
Dobrý report se přečte za minutu. Typická struktura:
| Blok | Obsah |
|---|---|
| Včera | Tržby, počet objednávek nebo faktur, hrubá marže |
| Měsíc do dneška | Kumulované tržby a marže, plnění plánu v procentech |
| Srovnání | Stejné období loni, předchozí měsíc |
| Členění | Kanál (e-shop, velkoobchod, prodejna), hlavní kategorie, obchodník |
| Pozor | Položky prodané pod nákupní cenou, výrazný pokles kategorie, chybějící data |
Blok „Pozor“ je nejcennější část. Pravidla pro něj popisujeme podrobněji na stránce automatické hlídání odchylek a upozornění.
Možnosti řešení
- Reporty přímo v účetním programu nebo e-shopu. Rychlé a bez nákladů navíc, ale každý systém ukazuje jen svá data a sám je obvykle nikam neposílá.
- BI nástroj (Power BI, Looker Studio a podobné). Silné pro interaktivní grafy. Napojení na české účetní programy ale typicky vyžaduje mezikrok, který data připraví do databáze.
- Report na míru. Skript nebo malá aplikace, která data stáhne, spočítá a pošle v podobě, jakou chcete. Hodí se, když potřebujete spojit více zdrojů a vlastní výpočet marže.
V praxi se často kombinuje: na míru se postaví sběr a čištění dat do jedné databáze, nad ní běží automatický e-mailový report a případně BI dashboard. Pokud se tržby z e-shopu a účetnictví rozcházejí, začněte propojením e-shopu s účetnictvím.
Na co si dát pozor u výpočtu marže
- Nákupní ceny. Marže je jen tak přesná, jak přesné jsou nákupní ceny. U skladových položek je potřeba rozhodnout, zda počítat s průměrnou skladovou cenou, nebo s poslední nákupní.
- Dobropisy a vratky. Musí snižovat tržby i v reportu, jinak bude marže vycházet lépe, než je.
- Doprava, platební poplatky, provize tržišť. U e-shopu výrazně ovlivní skutečnou marži. Domluvte se, které náklady do „hrubé marže“ patří.
- Datum. Datum objednávky, vystavení faktury a úhrady se liší. Report musí jasně říkat, podle kterého data počítá.
- Jeden zdroj pravdy. Čísla v reportu by měla sedět s účetnictvím. Pokud se liší, musí být jasné proč.
- Plán. Srovnání s plánem funguje, jen když je plán rozepsaný po měsících a ideálně i po kanálech. Roční číslo vydělené dvanácti nezohlední sezónnost.
Před spuštěním se vyplatí report několik týdnů souběžně porovnávat s tím, co dnes skládáte ručně. Rozdíly se tak najdou a vysvětlí dřív, než se podle nového reportu začne rozhodovat.
Jak report postavíme my
Nejdřív si s Vámi projdeme, jaká čísla dnes sledujete, odkud se berou a kde jim nevěříte. Pak navrhneme podobu reportu a dostanete rozsah a cenu předem. Vývoj jde po částech: první verze obvykle obsahuje tržby z hlavního zdroje, další zdroje a výpočet marže se přidávají postupně, takže report používáte dřív, než je celý hotový.
Celou dobu jednáte s jedním odpovědným člověkem. Cena závisí hlavně na počtu a typu zdrojů dat. Z čeho se skládá a jaká jsou orientační tržní rozpětí, najdete na stránce kolik stojí automatizace. Více o službě na stránce data a reporting nebo se rovnou ozvěte přes kontakt.
Časté otázky
Jak si nechat posílat denní report tržeb z Pohody nebo Money?
Data z účetního programu se pravidelně načtou přes jeho rozhraní nebo export, zpracují se a v nastavený čas se odešlou e-mailem. Samotné účetní programy obvykle umí sestavy zobrazit, ale ne je automaticky posílat v podobě spojené s dalšími systémy. Proto se k nim přidává malá integrační vrstva.
Jak spočítat marži, když mám data v e-shopu i v účetnictví?
Je potřeba sjednotit produkty a určit, odkud se bere nákupní cena. Tržby se obvykle berou z vydaných faktur a dobropisů, nákupní ceny ze skladu nebo z nákupních faktur. Report pak počítá marži podle stejných pravidel každý den.
Kolik času ušetří automatický reporting?
Záleží na tom, jak často a z kolika zdrojů report dnes skládáte. Typicky jde o jednotky hodin týdně, které zmizí úplně. Větší přínos je ale v tom, že čísla máte každé ráno, ne jednou za měsíc.
Potřebuji na to Power BI?
Ne nutně. Pro ranní shrnutí v e-mailu stačí automatický report bez BI nástroje. Power BI nebo podobný nástroj se vyplatí, když chcete data interaktivně procházet, filtrovat a sdílet s více lidmi.
Co když některý systém v noci nedodá data?
Dobře postavený report hlídá úplnost a v takovém případě to výslovně uvede, například že chybí data z e-shopu. Zároveň pošle upozornění tomu, kdo integraci spravuje. Nesmí se stát, že by report potichu ukázal nižší tržby.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě Data & reporting.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575