Automatické stahování bankovních výpisů do účetnictví
Pro firmy, kde někdo každý den nebo týden stahuje výpisy z internetového bankovnictví a ručně je nahrává do Pohody, Money nebo jiného systému. Po napojení přes API se pohyby na účtu stáhnou samy, rovnou se spárují s fakturami a jsou k dispozici i pro ranní report.
- Bankovní výpisy se dají stahovat automaticky třemi způsoby: přes API banky pro firemní klienty, přes PSD2 rozhraní nebo automatickým zasíláním souborů z banky.
- Fio banka má veřejné API s tokenem, který si vygenerujete v internetovém bankovnictví. Platí limit jednoho dotazu za 30 sekund na token.
- Přes PSD2 lze číst účty u většiny bank v EU, ale přístup musí zprostředkovat licencovaný poskytovatel a souhlas klienta se obnovuje, podle současných pravidel nejpozději po 180 dnech.
- Účetní programy obvykle importují výpisy ve formátech GPC (ABO), CAMT.053 nebo MT940. Napojení soubor stáhne, převede a předá dál.
- Pro čtení výpisů stačí token nebo přístup jen pro čtení. Napojení nemá mít právo zadávat platby.
Kdy se automatické stahování výpisů vyplatí
Ruční stažení výpisu trvá pár minut. Problém je, že se opakuje každý den, u více účtů a často u více bank. A dokud výpis někdo nenahraje, účetnictví neví, kdo zaplatil.
- Firma má účty u dvou až tří bank, v korunách i v eurech.
- Obchod nebo sklad čeká na potvrzení platby, než expeduje zboží na zálohovou fakturu.
- Párování plateb probíhá jednou týdně, takže upomínky odcházejí pozdě nebo omylem i zákazníkům, kteří už zaplatili.
- Majitel chce každé ráno vidět zůstatky a příchozí platby, ale musí se přihlásit do několika bankovnictví.
- Výpisy stahuje jeden člověk a při jeho dovolené se agenda zastaví.
Automatické stahování je obvykle první krok. Skutečná úspora přichází až s navazujícím automatickým párováním plateb a s daty pro ranní report tržeb.
Tři způsoby, jak se k výpisům dostat
| Způsob | Jak funguje | Kdy se hodí |
|---|---|---|
| API banky pro firmy | Banka vydá token nebo certifikát, napojení si samo stahuje pohyby a výpisy. | Když banka API nabízí a máte u ní hlavní účty. |
| PSD2 (AIS) | Jednotné rozhraní pro čtení účtů. Přístup zprostředkuje licencovaný poskytovatel informací o účtu, klient dává souhlas silným ověřením. | Když máte účty u více bank a chcete jedno napojení. |
| Automatické zasílání souborů | Banka posílá výpis e-mailem nebo na úložiště, napojení si soubor vyzvedne a zpracuje. | Když banka API pro Váš typ účtu nenabízí nebo je zpoplatněné. |
Fio banka má veřejné API, ke kterému si vygenerujete token přímo v internetovém bankovnictví. Token může mít jen právo čtení. Platí limit jednoho dotazu za 30 sekund na token a podle dostupných informací od roku 2023 vrací API bez dodatečného potvrzení v bankovnictví jen pohyby za posledních 90 dní. Ostatní velké banky (ČSOB, Komerční banka, Raiffeisenbank a další) nabízejí firemním klientům vlastní API nebo služby pro automatický přenos výpisů, podmínky a ceny se liší podle typu účtu a smlouvy. Před návrhem je proto vždy ověřujeme u konkrétní banky.
Jak napojení funguje krok za krokem
- Přístup. V bankovnictví vygenerujete token nebo certifikát jen pro čtení, případně potvrdíte PSD2 souhlas. Přístupové údaje se uloží šifrovaně, ne v tabulce ani v e-mailu.
- Stažení. Napojení v nastavených intervalech (například každou hodinu nebo každé ráno) stáhne nové pohyby ze všech účtů.
- Kontrola úplnosti. Porovná počáteční a konečný zůstatek s předchozím výpisem. Když chybí den nebo pohyb, ozve se.
- Převod formátu. Pohyby převede do formátu, který Váš účetní program importuje, obvykle GPC (ABO), CAMT.053 nebo XML pro Pohodu.
- Předání. Výpis se naimportuje do účetnictví automaticky nebo se připraví k jednomu kliknutí. Stejná data jdou do reportingu.
- Navazující kroky. Pohyby se spárují s fakturami podle variabilního symbolu a částky, neuhrazené faktury jdou do upomínek.
Na co si dát pozor
- Práva tokenu. Pro výpisy stačí čtení. Token s právem zadávat platby do napojení nepatří.
- Limity API. Banky omezují počet dotazů. Napojení musí stahovat rozumně a při překročení limitu počkat, ne opakovat dotaz.
- Obnova souhlasu u PSD2. Souhlas se čtením účtu je potřeba pravidelně obnovit silným ověřením. Někdo ve firmě musí dostat včas upozornění, jinak se stahování tiše zastaví.
- Duplicity. Při opakovaném stažení stejného období se nesmí pohyby naimportovat dvakrát. Každý pohyb má v bance své ID, podle něj se kontroluje.
- Cizí měny a poplatky. Platby v eurech, kurzové rozdíly a bankovní poplatky potřebují v účetnictví vlastní pravidla.
- Kdo za napojení odpovídá. Když token vyprší nebo banka změní API, musí to někdo opravit. Domluvte se předem, kdo dostává upozornění.
Hotové řešení, nebo napojení na míru
Některé účetní programy a online fakturace mají napojení na vybrané banky přímo v sobě. Když Váš program podporuje Vaši banku a stačí Vám import do účetnictví, je to nejjednodušší cesta. Existují i služby, které přes PSD2 sbírají data z více bank a nabízejí je přes vlastní rozhraní.
Napojení na míru se vyplatí, když máte účty u více bank a program je nepodporuje všechny, když chcete stejná data současně v účetnictví, reportingu a v interním systému (například pro uvolnění objednávky po zaplacení zálohy), nebo když potřebujete vlastní pravidla pro párování. Podobnou logiku řešíme u propojení e-shopu s účetnictvím, kde platby z banky uzavírají objednávky.
Jak napojení výpisů postavíme v KUDEN
Na začátku projdeme, u kterých bank máte účty, do jakého systému výpisy dnes nahráváte a co se s platbami děje dál. Ověříme, jaké API a podmínky má každá banka pro Váš typ účtu. Potom dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Cena závisí hlavně na počtu bank, na tom, kam data posíláme, a jestli k tomu patří párování a upomínky. Z čeho se cena skládá, popisujeme na stránce kolik stojí automatizace firemních procesů.
Obvykle začínáme jednou bankou a importem do účetnictví, další banky a navazující kroky přidáváme po částech. Celou dobu máte jednoho odpovědného člověka. Více o službě najdete u AI automatizace a propojení systémů, kolik času Vám ruční stahování bere, spočítáte v kalkulačce.
Časté otázky
Jak automaticky stahovat výpisy z Fio banky?
V internetovém bankovnictví Fio si vygenerujete API token, ideálně jen s právem čtení. Napojení pak přes Fio API stahuje pohyby v nastavených intervalech. Platí limit jednoho dotazu za 30 sekund na token a bez dodatečného potvrzení v bankovnictví jsou dostupné pohyby za posledních 90 dní.
Co je PSD2 a dá se přes něj stahovat výpis do účetnictví?
PSD2 je evropská směrnice, která bankám ukládá zpřístupnit účty licencovaným poskytovatelům služeb. Přes službu informování o účtu (AIS) lze číst pohyby z více bank jedním napojením. Přístup musí jít přes licencovaného poskytovatele a souhlas se pravidelně obnovuje.
V jakém formátu importuje výpisy Pohoda nebo Money?
České účetní programy běžně importují výpisy ve formátu GPC (ABO), novější verze i CAMT.053 nebo MT940. Pohoda navíc přijímá data ve vlastním XML. Konkrétní podporované formáty je dobré ověřit podle verze programu a banky.
Je bezpečné dát dodavateli přístup k bankovnímu účtu?
Pro stahování výpisů stačí token nebo souhlas jen pro čtení, který neumožňuje zadávat platby. Token má být uložený šifrovaně a mít ho jen napojení, ne jednotlivci. Kdykoli ho můžete v bankovnictví zrušit.
Jak často se dají výpisy stahovat?
Technicky i několikrát za hodinu, záleží na limitech API banky. Pro účetnictví obvykle stačí jednou denně, pro uvolňování objednávek po zaplacení zálohy se stahuje častěji.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě AI & automatizace.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575