Automatizace pro účetní kanceláře
Pro účetní kanceláře, které zpracovávají doklady desítek klientů v Pohodě, Money nebo jiných programech a tráví konec měsíce honěním chybějících faktur. Automatizace přebere sběr a třídění dokladů, jejich vytěžení a párování, účetním zůstane kontrola a práce, za kterou si klient platí.
- Nejvíc času v účetní kanceláři zabírá sběr dokladů od klientů, jejich přepis do účetního programu a dohledávání chybějících podkladů.
- Automatizace typicky pokrývá čtyři kroky: příjem dokladů na jedno místo, vytěžení údajů z PDF a fotek, import do účetního programu a párování s bankou.
- Vytěžené doklady se do Pohody posílají jako XML, do Money S3 přes XML import. Účetní je kontroluje, nepřepisuje.
- Automatické připomínky klientům před termínem DPH a kontrolního hlášení snižují množství podkladů dodaných na poslední chvíli.
- Kancelář zpracovává osobní a finanční údaje klientů, proto je nutné vědět, kde se doklady ukládají a kdo k nim má přístup.
Kde účetní kancelář ztrácí čas
Účetní kancelář má desítky klientů a každý posílá doklady jinak: e-mailem, přes sdílenou složku, fotkou z telefonu, v krabici. Práce se kumuluje kolem 25. dne v měsíci, kdy se podává přiznání k DPH a kontrolní hlášení. Typicky se opakuje:
- hledání dokladů v e-mailech a jejich ruční ukládání ke klientům,
- přepis údajů z faktur: dodavatel, IČO, data, částky, sazby DPH,
- ruční párování plateb z výpisu s fakturami,
- dotazy klientům na chybějící doklady a nejasné platby, často opakovaně,
- kontrola, jestli už klient všechno dodal, vedená v tabulce nebo v hlavě.
Při stovkách dokladů měsíčně to jsou desítky hodin, které nejde vyfakturovat jako odbornou práci. Kolik to vychází u Vaší kanceláře, spočítáte orientačně v kalkulačce ruční práce.
Jak automatizovaný tok dokladů funguje
- Jedno místo pro příjem. Každý klient má vlastní e-mailovou adresu pro doklady nebo jednoduchý portál, kam nahraje PDF či fotku. Doklady se automaticky přiřadí ke klientovi a období.
- Vytěžení. AI z dokladu přečte dodavatele, IČO, DIČ, číslo dokladu, data, částky a rozpis DPH. Údaje ověří proti registru ARES a hlídá duplicity.
- Předkontace. Podle dodavatele a historie navrhne předkontaci a členění DPH. U nových dodavatelů se rozhoduje účetní.
- Kontrola a import. Účetní vidí doklad a vytěžené údaje vedle sebe, opraví výjimky a potvrdí. Doklady se naimportují do účetního programu daného klienta.
- Párování s bankou. Pohyby z výpisu se spárují s doklady podle variabilního symbolu, částky a protistrany. Nespárované platby se seřadí k dotazu na klienta.
- Komunikace. Klient dostane automatický seznam chybějících dokladů a nejasných plateb, ne pět samostatných e-mailů.
Podrobnosti k napojení na konkrétní programy popisujeme u vytěžování faktur do Pohody a vytěžování faktur do Money.
Hotová služba, nebo řešení na míru
Hotové vytěžovací služby
Na trhu je několik služeb, které vytěžují doklady a exportují je do českých účetních programů. Hodí se, když potřebujete hlavně vytěžení a importy a Vaši klienti používají běžné programy. Platí se obvykle za doklad nebo měsíčně podle objemu.
Doplnění na míru
Vyplatí se tam, kde hotová služba nepokryje Váš proces: vlastní pravidla předkontací podle klienta, více účetních programů najednou, klientský portál s přehledem chybějících podkladů, automatické připomínky před termíny nebo napojení na interní evidenci klientů a hodin. Řešení na míru se často kombinuje s hotovým vytěžováním, nemusí ho nahrazovat.
Výhodou řešení na míru je i to, že kancelář přesně ví, kde jsou doklady uložené a kdo k nim má přístup, což klienti stále častěji řeší.
Na co si dát pozor
- Kvalita vstupů. Fotky účtenek z telefonu, ručně psané doklady a skeny ve špatném rozlišení se vytěží hůř. Počítejte s tím, že část dokladů projde ruční kontrolou.
- Odpovědnost. AI navrhuje, účetní rozhoduje. Za správnost účetnictví a daňových přiznání odpovídá kancelář, ne nástroj.
- Ochrana dat. Účetní kancelář je pro klienty zpracovatelem osobních údajů. Ověřte, kde vytěžovací služba data zpracovává, jestli je nepoužívá k tréninku modelů a jak dlouho je uchovává. Více na stránce AI ve firmě bezpečně.
- Různé verze programů. Klienti mohou mít různé verze Pohody nebo Money a importní formáty se mezi nimi mohou lišit.
- Zavedení u klientů. Technika bývá jednodušší než změna návyků. Klientovi musí být nový způsob předávání dokladů jednodušší než ten dosavadní.
Komunikace s klienty a hlídání termínů
Velká část práce účetní kanceláře není účtování, ale komunikace: kdo ještě nedodal doklady, ke které platbě chybí faktura, kdo má podepsat přiznání. Tuhle agendu lze z velké části automatizovat:
- přehled klientů podle stavu podkladů za období, místo tabulky vedené ručně,
- automatická připomínka několik dní před termínem DPH a kontrolního hlášení jen těm, kterým něco chybí,
- souhrnný dotaz na nespárované platby s odkazem, kde klient doklad rovnou nahraje,
- upozornění účetní, když klient dodal doklady po termínu, který si kancelář nastavila,
- historie komunikace u klienta, takže se dá doložit, kdy byl o podklady požádán.
Klienti tak dostávají méně e-mailů, ale konkrétnějších, a kancelář má přehled, aniž by ho někdo musel sestavovat.
Jak automatizaci pro účetní kancelář postavíme v KUDEN
Nejdřív projdeme, jak k Vám doklady dnes chodí, v jakých programech účtujete a kde se práce nejvíc zasekává. Navrhneme, co pokryje hotový nástroj a co má smysl doplnit na míru, a dostanete rozsah s cenou předem. Cena se odvíjí hlavně od počtu účetních programů, objemu dokladů a od toho, jestli součástí je klientský portál. Z čeho se cena automatizace obvykle skládá, popisujeme na stránce kolik stojí automatizace firemních procesů.
Začínáme obvykle příjmem a vytěžením dokladů pro několik klientů, a když to v provozu sedí, rozšiřujeme na další klienty a navazující kroky. Celou dobu jednáte s jedním člověkem. Službu popisujeme u AI automatizace, nebo se ozvěte přes kontakt.
Časté otázky
Jak automatizovat sběr dokladů od klientů účetní kanceláře?
Každý klient dostane jedno místo pro předávání dokladů, typicky vlastní e-mailovou adresu nebo jednoduchý portál. Doklady se automaticky přiřadí ke klientovi a období a kancelář vidí, co chybí. Klientům pak chodí souhrnné připomínky před termíny.
Dá se vytěžování faktur napojit na Pohodu i Money zároveň?
Ano. Vytěžené údaje jsou stejné, liší se jen výstupní formát: pro Pohodu XML podle schémat Stormware, pro Money S3 jeho XML import. Řešení může pro každého klienta posílat doklady do jeho programu.
Nahradí AI účetní?
Ne. AI zrychlí přepis, třídění a párování, ale předkontace u nových případů, daňové posouzení a odpovědnost za výsledek zůstávají na účetní. Ušetřený čas lze věnovat poradenství nebo více klientům.
Je zpracování dokladů klientů přes AI v souladu s GDPR?
Může být, pokud víte, kde se data zpracovávají, poskytovatel je smluvně zavázán je nepoužívat k tréninku a máte s ním zpracovatelskou smlouvu. Kancelář by měla mít tyto informace připravené i pro své klienty.
Kolik dokladů projde bez ruční opravy?
Záleží na kvalitě vstupů. Strojově vytvořená PDF faktury se vytěží spolehlivě, fotky účtenek a skeny hůř. Rozumné je počítat s tím, že účetní každý doklad zkontroluje, ale opravuje jen výjimky.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě AI & automatizace.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575