Vytěžování přijatých faktur do Money S3, S4 a S5
Pro firmy, které účtují v Money a přijaté faktury dnes opisují ručně. Vytěžování převede PDF nebo e-mail na data, zkontroluje je, nechá fakturu schválit a předá ji do Money. Účetní řeší jen doklady, které kontrolou neprošly.
- Do Money S3 se přijaté faktury dostávají nejčastěji přes XML import (XML přenosy → Import z XML); data z PDF musí nejdřív někdo nebo něco převést do XML.
- Vytěžovací řešení čte PDF a e-maily, kontroluje IČO, součty a duplicity, a připraví XML ve formátu, který Money přijme.
- Money S4 a S5 jsou jiné produkty než S3 a mají jiné možnosti importu a integrace; postup se volí podle konkrétní řady a verze.
- Schválení faktury odpovědným člověkem se dá zařadit před import, takže do Money jdou jen schválené doklady.
- Hotová služba stačí pro standardní faktury, řešení na míru se vyplatí při vlastních pravidlech, více firmách nebo napojení na schvalování.
Kdy vytěžování faktur do Money řešit
Signály, že ruční zápis přestává stačit, jsou obvykle stejné: faktury se hromadí na konci měsíce, účetní je dohledává v několika schránkách, schválení probíhá přes přeposílané e-maily a chyby ve variabilním symbolu se objeví až při párování úhrad. Čím víc dokladů a čím víc lidí do procesu vstupuje, tím víc času se ztrácí mimo samotné účtování.
Vyplatí se to zejména při:
- stovce a více přijatých faktur měsíčně,
- schvalování faktur vedoucími středisek nebo projektů,
- účtování více firem nebo středisek v jedné instalaci Money,
- dodavatelích, kteří posílají jen PDF nebo skeny.
Pro představu: když zápis, dohledání a předání ke schválení zabere u jedné faktury pět minut a faktur je měsíčně dvě stě, jde o více než šestnáct hodin práce. K tomu se přidává čas lidí, kteří faktury schvalují, a čas strávený opravami chyb, které se projeví až při párování úhrad nebo při uzávěrce. Automatizace tyto hodiny nezruší úplně, ale přesune práci na kontrolu výjimek, která trvá zlomek času.
Pro hrubý odhad, kolik hodin a peněz Vás ruční zápis stojí, použijte kalkulačku.
Jak se faktura z PDF dostane do Money
- Příjem. Faktury chodí do sběrné schránky nebo složky. Systém pozná, jestli jde o ISDOC, PDF s textem, nebo sken.
- Vytěžení údajů. Dodavatel, IČO, DIČ, číslo dokladu, variabilní symbol, data, bankovní účet, základy a DPH podle sazeb, u položkových faktur i řádky.
- Automatické kontroly. Součty a DPH, existence dodavatele v adresáři, známý bankovní účet, duplicita podle IČO a čísla dokladu.
- Schválení. Faktura jde ke schválení člověku, který ji má na starosti. Schvaluje se v e-mailu nebo v jednoduché webové aplikaci, ne v Money.
- Import do Money. Ze schválených dokladů vznikne XML, které Money naimportuje do přijatých faktur, včetně předkontace a členění DPH podle pravidel. U Money S3 se standardně používá XML import; pokud je potřeba vlastní struktura importu nebo převod z cizího formátu, přichází na řadu import definovaný přes modul pro XML přenosy.
- Archiv. K dokladu se uloží původní PDF a záznam o schválení.
Money S3 versus Money S4 a S5
Řady Money se v integraci liší a stojí za to to vědět předem:
- Money S3 je desktopový program pro menší firmy. Data se do něj typicky dostávají přes XML přenosy. Základní import pracuje s nativním XML formátem Money; pokročilejší úpravy importu vyžadují odpovídající modul.
- Money S4 a S5 jsou systémy pro větší firmy s jinou architekturou. Mají vlastní možnosti importu a integrace a často je u zákazníka upravuje implementační partner. Konkrétní cestu (import souborů, integrační rozhraní) je nutné ověřit podle verze a licence.
Pro návrh tedy potřebujeme znát řadu, verzi a moduly, které máte. Pokud zvažujete přechod mezi řadami Money nebo na jiný účetní systém, je rozumné postavit vytěžování a schvalování tak, aby na konkrétním účetnictví závisel jen poslední krok, tedy import. Při změně systému se pak přepisuje jen ten. Pokud účtujete v Pohodě, postup najdete na stránce vytěžování faktur do Pohody.
Hotová služba, nebo řešení na míru
| Varianta | Hodí se, když | Pozor na |
|---|---|---|
| Hotová vytěžovací služba s exportem pro Money | Máte standardní faktury a stačí Vám vytěžení a export | Formát exportu musí odpovídat Vaší verzi Money, schvalování bývá omezené |
| Řešení na míru | Chcete schvalování podle středisek a limitů, vlastní předkontace, víc firem nebo napojení na objednávky | Vstupní investice a potřeba někoho, kdo řešení udržuje |
Častá kombinace je vytěžení a kontrola automaticky a schvalování přes jednoduchou aplikaci. Jak takové schvalování vypadá, popisujeme v článku schvalování faktur a objednávek.
Na co si dát pozor
- Číselníky v Money. Předkontace, členění DPH, střediska a zakázky musí v importu odpovídat tomu, co v Money máte. Před spuštěním je potřeba je projít a sjednotit.
- Aktualizace Money. Nová verze může změnit chování importu. Například u Money S3 se ve verzi 24.900 změnila výchozí akce pro již existující záznam při XML importu. Po aktualizaci se vyplatí import otestovat.
- Výjimky. Zálohové faktury, dobropisy, faktury v cizí měně a reverse charge mají jiná pravidla. Řešení s nimi musí počítat, ne je tiše zaúčtovat jako běžnou fakturu.
- Bezpečnost. Změna bankovního účtu dodavatele musí vždy projít ručním ověřením.
- Kde běží AI. U cloudových modelů si ověřte místo zpracování dat a podmínky dodavatele.
Jak to postavíme my
Na úvodním rozboru projdeme vzorek faktur, Vaši verzi Money, číselníky a dnešní schvalovací cestu. Dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Vyvíjíme po funkčních částech: nejdřív vytěžení a kontroly, pak schvalování, nakonec import a archiv. Pokrok vidíte průběžně na vlastních dokladech a od začátku do předání s Vámi mluví jeden odpovědný člověk.
Z čeho se cena skládá, najdete na stránce kolik stojí automatizace. Službu popisujeme na stránce AI automatizace, ozvat se můžete přes kontakt.
Časté otázky
Jak naimportovat přijaté faktury do Money S3?
V Money S3 se používá nabídka XML přenosy a Import z XML, kde zvolíte přijaté faktury a soubor s daty. Soubor musí být ve formátu, který Money přijme. Pokud máte faktury jen v PDF, je potřeba je nejdřív vytěžit a převést do XML.
Umí Money S3 číst faktury z PDF?
Samotné PDF bez strukturovaných dat Money S3 nezaúčtuje. K tomu slouží vytěžovací nástroje, které z PDF přečtou údaje a připraví import. Pokud dodavatel posílá ISDOC, je převod jednodušší.
Jde faktury před importem do Money schvalovat?
Ano. Schvalování se dá zařadit mezi vytěžení a import, takže do Money jdou jen doklady, které odpovědný člověk potvrdil. Schvaluje se obvykle v e-mailu nebo ve webové aplikaci, bez přístupu do účetnictví.
Platí stejný postup pro Money S4 a S5?
Princip je stejný, technická cesta se liší. Money S4 a S5 mají jinou architekturu a vlastní možnosti importu a integrace, které je potřeba ověřit podle verze a licence.
Co když se změní vzhled faktury od dodavatele?
Řešení postavené na jazykových modelech nepotřebuje pevnou šablonu pro každého dodavatele, takže změnu vzhledu obvykle zvládne. Kontroly součtů a IČO přesto zachytí případy, kdy se něco přečte špatně.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě AI & automatizace.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575