Zákaznický portál pro B2B zákazníky
Pro firmy, kterým zákazníci denně volají a píšou s dotazy „v jakém stavu je moje zakázka“ nebo „pošlete mi znovu fakturu“. Zákaznický portál dá zákazníkovi tyto odpovědi samoobslužně a obchodníkům a fakturaci uvolní ruce.
- Zákaznický portál je zabezpečená webová aplikace, kde B2B zákazník vidí své zakázky, dokumenty, faktury a může zadat objednávku.
- Data portál nebere z nové databáze, ale z Vašich stávajících systémů: ERP, účetnictví, evidence zakázek, skladu.
- Největší přínos bývá v ubrání rutinních dotazů na stav zakázky, kopie faktur a dodací listy.
- Každý zákazník vidí jen svá data; uvnitř zákaznické firmy lze rozlišit role, třeba nákupčí a účetní.
- Hotové portály stačí, když používáte systém, který portál nabízí jako modul. Na míru se staví, když data leží ve více systémech.
Kdy se zákaznický portál vyplatí
Portál se vyplatí tam, kde se opakují stejné dotazy od stejných zákazníků. Typické situace:
- Obchodníci nebo asistentky odpovídají několikrát denně na stav zakázky, termín expedice nebo výroby.
- Zákazníci si opakovaně žádají kopie faktur, dodacích listů, certifikátů, protokolů nebo technické dokumentace.
- Objednávky chodí e-mailem v různých formátech a někdo je přepisuje do systému.
- Stálí zákazníci mají individuální ceny a nemají kde si je ověřit.
- Upomínky a dotazy na neuhrazené faktury se řeší telefonem.
Každý takový dotaz zabere jen pár minut, ale u desítek zákazníků jde o hodiny týdně, rozptýlené mezi více lidí. Portál se proto obvykle neobhajuje jedním velkým úkolem, ale součtem drobných. Hrubý odhad udělá kalkulačka ruční práce.
Druhým přínosem bývá vztah se zákazníkem. Nákupčí u odběratele ocení, že si stav zakázky nebo fakturu najde sám v neděli večer, a nemusí čekat na odpověď. Pro Vás to znamená méně urgencí, méně přeposílaných příloh a jednotnou podobu informací, kterou neovlivní, kdo zrovna zvedl telefon. Portál je také přirozené místo pro nové služby, třeba opakování objednávky nebo nahlášení reklamace s fotkou.
Co do B2B portálu typicky patří
| Část portálu | Co zákazník vidí nebo dělá | Odkud jsou data |
|---|---|---|
| Zakázky | Stav, termíny, fáze výroby nebo montáže | Evidence zakázek, plánování výroby |
| Dokumenty | Dodací listy, protokoly, certifikáty, výkresy | Úložiště dokumentů, ERP |
| Faktury a platby | Vydané faktury v PDF, stav úhrady, splatnost | Účetní systém, banka |
| Objednávky | Nová objednávka, opakování předchozí, individuální ceník | Katalog, ceníky, sklad |
| Požadavky | Reklamace, servis, dotaz s přílohou a historií | Helpdesk nebo vlastní evidence |
Nemusí být všechno najednou. Většina firem začíná jednou nebo dvěma částmi, nejčastěji stavem zakázek a fakturami, a další přidává, až vidí, co zákazníci opravdu používají.
Jak portál funguje uvnitř
- Přihlášení a role. Zákazník se přihlásí e-mailem a heslem, případně dvoufázově. Uvnitř jedné zákaznické firmy může být více uživatelů s různými právy, nákupčí objednává, účetní vidí faktury.
- Napojení na zdrojové systémy. Portál čte data přes API nebo pravidelnou synchronizaci z ERP, účetnictví a evidence zakázek. Data se nezadávají dvakrát.
- Oddělení dat. Každý dotaz do dat je omezený na konkrétního zákazníka. To je nejdůležitější bezpečnostní pravidlo celého portálu.
- Akce zákazníka. Objednávka nebo reklamace z portálu se zapíše zpět do Vašeho systému jako běžný doklad nebo úkol pro konkrétního člověka.
- Upozornění. Při změně stavu zakázky nebo vystavení faktury dostane zákazník e-mail s odkazem do portálu.
Pokud dnes objednávky chodí e-mailem a portál je zatím daleko, první krok může být i automatické zpracování objednávek z e-mailu.
Hotový portál, modul ERP, nebo vývoj na míru
- Modul Vašeho ERP nebo e-shopu. Některé systémy nabízejí zákaznickou zónu nebo B2B rozhraní. Pokud všechna data leží v jednom systému a vzhled i funkce Vám vyhovují, je to nejrychlejší cesta.
- B2B e-shopová platforma. Hodí se, když jde hlavně o objednávky s individuálními ceníky. Stav zakázek a dokumenty z výroby nebo servisu obvykle neřeší.
- Portál na míru. Dává smysl, když data leží ve více systémech, když zákazník potřebuje vidět průběh zakázky, ne jen objednávku, nebo když portál má odpovídat Vašemu procesu a značce. Staví se nad stávajícími systémy, ne místo nich.
Hranice mezi variantami není ostrá. Častá kombinace je B2B objednávání z hotové platformy a samostatný přehled zakázek a dokumentů na míru, viz také automatizace velkoobchodu a skladu.
Na co si dát pozor
- Aktuálnost dat. Portál, který ukazuje včerejší stav, zákazníky spíš rozčílí. Domluvte, jak často se data obnovují, a ukažte to v portálu.
- Kvalita dat ve zdroji. Pokud se stav zakázek v interním systému nevyplňuje, portál ho nevymyslí. Často je nutné nejdřív upravit interní proces.
- Správa uživatelů. Kdo zakládá přístupy, kdo je ruší při odchodu člověka u zákazníka. Ideálně si to zákaznická firma spravuje sama.
- Bezpečnost a GDPR. Šifrované spojení, oddělení dat zákazníků, záznam přístupů, pravidla pro hesla.
- Zavedení u zákazníků. Portál se neujme sám. Pomáhá, když obchodníci posílají odkazy do portálu místo příloh.
Jak portál postavíme my
V rozboru zjistíme, s čím Vám zákazníci nejčastěji volají a kde ta data dnes leží. Dostanete návrh s rozsahem a cenou předem, obvykle s první verzí zaměřenou na jednu nebo dvě nejčastější potřeby. Vyvíjíme po funkčních částech, takže portál můžete ukázat několika zákazníkům ještě před plným spuštěním. Po nasazení předáme dokumentaci a přístupy. Celou dobu máte jednoho odpovědného člověka.
Portály stavíme v rámci služby digitální produkty, napojení na interní data v rámci AI automatizace a propojení systémů. Z čeho se skládá cena, vysvětlujeme na stránce kolik stojí automatizace. Ozvěte se přes kontakt.
Časté otázky
Co je zákaznický portál a k čemu je B2B firmě?
Je to zabezpečená webová aplikace, kde se zákazník přihlásí a vidí své zakázky, faktury, dokumenty a může objednávat. Firmě ubírá rutinní dotazy na stav zakázek a kopie dokladů a zákazníkům dává informace kdykoli bez čekání.
Musí být portál napojený na naše ERP nebo účetnictví?
Aby dával smysl, ano. Portál má ukazovat data z Vašich systémů, ne z nové evidence, kterou by někdo musel ručně plnit. Napojení se dělá přes API, databázi nebo pravidelný export podle toho, co Váš systém umožňuje.
Jak zajistit, aby zákazník neviděl data jiného zákazníka?
Každý uživatel je přiřazený ke konkrétní zákaznické firmě a každý dotaz do dat je na ni omezený už na straně serveru. K tomu patří šifrované spojení, záznam přístupů a pravidelné testování oprávnění.
Jak dlouho trvá vývoj zákaznického portálu?
Záleží na počtu napojených systémů a funkcí. Jednodušší první verze s přehledem zakázek a faktur se obvykle dá připravit v řádu týdnů, rozsáhlejší portál s objednávkami a reklamacemi se staví postupně po částech.
Můžeme začít jen s fakturami a zbytek přidat později?
Ano, a často je to rozumné. Portál se dá postavit tak, aby se další části přidávaly bez přepisování. Začít tím, co zákazníci chtějí nejčastěji, pomůže i s jeho přijetím.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě Digitální produkty.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575