Propojení CRM s účetnictvím a fakturací
Pro firmy, kde obchodníci pracují v CRM a fakturace s účetnictvím běží v Pohodě, Money, Fakturoidu nebo iDokladu. Po propojení obchodník vidí, jestli zákazník zaplatil, účetní dostane fakturu bez opisování a údaje o zákazníkovi se mění jen na jednom místě.
- Propojení CRM a účetnictví znamená, že kontakty, zakázky, faktury a platby se mezi systémy přenášejí automaticky přes API nebo XML import.
- Nejdřív je potřeba určit, který systém je pro který údaj hlavní: zákazník a obchodní případ obvykle v CRM, faktura a platba v účetnictví.
- Typický tok: vyhraný obchod v CRM založí fakturu v účetnictví, informace o úhradě se vrátí zpět do CRM.
- Hotový konektor stačí, když obě aplikace mají přímou integraci a Váš proces je standardní. Na míru se vyplatí při více systémech nebo vlastních pravidlech.
- Největší riziko jsou duplicitní firmy a různé IČO, DIČ nebo adresy v obou systémech. Vyčištění dat je součást projektu.
Kdy propojení CRM a účetnictví řešit
Dokud firma vystaví pár faktur týdně, ruční přepis z CRM do účetního programu nikoho nezdržuje. Problém začne, když se obchodníků a zakázek přidá. Typické příznaky:
- obchodník volá účetní, jestli zákazník už zaplatil, než mu pošle další zboží,
- stejná firma je v CRM pod jiným názvem nebo adresou než v účetnictví,
- fakturuje se z e-mailu nebo z tabulky, kterou někdo předepisuje z CRM,
- v CRM nejsou vidět neuhrazené faktury, takže obchod nabízí slevy neplatičům,
- reporty obratu podle obchodníka se skládají ručně z obou systémů.
Každý přepis stojí pár minut a nese riziko chyby v IČO, částce nebo splatnosti. U desítek faktur měsíčně jde o hodiny práce účetní a hlavně o zpožděné informace pro obchod. Kolik to stojí ve Vaší firmě, si orientačně spočítáte v kalkulačce ruční práce.
Co se mezi CRM a účetnictvím přenáší a kterým směrem
Základ dobrého propojení je jasné pravidlo, který systém je pro který údaj hlavní. Když se stejný údaj dá upravit na obou stranách, data se dřív nebo později rozejdou.
| Údaj | Hlavní systém (obvykle) | Směr |
|---|---|---|
| Firma, IČO, DIČ, fakturační adresa | CRM, ověření v ARES | CRM → účetnictví |
| Obchodní případ, nabídka, objednávka | CRM | CRM → účetnictví |
| Vydaná faktura, číslo dokladu | Účetnictví / fakturace | účetnictví → CRM |
| Úhrada, saldo, po splatnosti | Účetnictví | účetnictví → CRM |
| Produkty a ceník | Podle firmy: ERP, sklad nebo CRM | z hlavního do ostatních |
Obchodník tak v kartě zákazníka vidí vystavené faktury, jejich stav a celkové saldo. Účetní nemusí nic opisovat, jen kontroluje doklady, které vznikly automaticky.
Jak propojení funguje krok za krokem
- Nový zákazník se založí v CRM. Propojení podle IČO doplní údaje z registru ARES a ověří, jestli firma už v účetnictví neexistuje.
- Vyhraný obchod nebo potvrzená objednávka v CRM spustí vytvoření faktury nebo zálohové faktury. Položky, ceny a splatnost se vezmou z obchodního případu.
- Účetní program doklad přijme přes API nebo XML import, přidělí číslo podle své číselné řady a fakturu odešle zákazníkovi.
- Číslo faktury a PDF se zapíšou zpět k obchodnímu případu v CRM.
- Po spárování platby v účetnictví se stav faktury v CRM změní na uhrazenou. Faktury po splatnosti se obchodníkovi zobrazí jako úkol nebo upozornění.
Způsob napojení záleží na účetním programu. Fakturoid a iDoklad mají veřejné REST API. Pohoda přijímá doklady ve formátu XML, buď ručním importem, nebo automaticky přes mServer. Money S3 umí XML import, u Money S4 a S5 se postup liší podle verze a licence. Detaily jednotlivých napojení popisujeme u stránky napojení Fakturoidu a u automatizace fakturace.
Hotový konektor, integrační platforma, nebo napojení na míru
Hotová integrace v CRM
Řada CRM nabízí přímé napojení na Fakturoid, iDoklad nebo Pohodu. Hodí se, když máte jedno CRM, jeden účetní program a standardní fakturaci. Omezení: obvykle synchronizuje jen kontakty a faktury, vlastní pole a pravidla nastavíte těžko.
Integrační platforma (Make, n8n, Zapier)
Vhodná pro jednodušší toky mezi aplikacemi s veřejným API, například vyhraný obchod → faktura ve Fakturoidu → e-mail obchodníkovi. Rychle se nastaví, ale u desítek pravidel a výjimek se scénáře špatně udržují. Srovnání najdete na stránce n8n vs. Make vs. vývoj na míru.
Napojení na míru
Dává smysl, když propojujete víc systémů najednou (CRM, účetnictví, sklad, e-shop), máte vlastní pravidla pro zálohy, slevy, střediska nebo více firem, nebo potřebujete Pohodu přes mServer. Napojení pak běží jako samostatná služba s logem, opakováním při chybě a upozorněním, když něco neprojde.
Na co si dát pozor
- Duplicity. Před spuštěním je potřeba spárovat zákazníky v obou systémech, nejlépe podle IČO. Firmy bez IČO (zahraniční, fyzické osoby) potřebují vlastní pravidlo.
- Číselné řady. Číslo faktury má přidělovat jen účetní program, ne CRM. Jinak hrozí díry a kolize v řadě.
- DPH a zaokrouhlení. CRM často počítá cenu jinak než účetnictví. Je dobré předem určit, kde se počítá DPH a jak se zaokrouhluje.
- Opravy a dobropisy. Domluvte se, jestli se faktura po odeslání smí upravit v CRM, nebo jen dobropisem v účetnictví.
- Přístupová práva. Ne každý obchodník musí vidět salda všech zákazníků. Propojení má respektovat role v CRM.
- Výpadky. Když API účetního programu chvíli neodpovídá, doklad se nesmí ztratit ani vytvořit dvakrát.
Jak propojení postavíme v KUDEN
Začínáme rozborem: projdeme, jaké systémy používáte, kdo který údaj zakládá a kde dnes vznikají chyby. Z toho vznikne návrh s přesným rozsahem a cenou předem. Cena se skládá hlavně z počtu propojovaných systémů, množství pravidel a výjimek a z toho, kolik dat je potřeba na začátku vyčistit. Orientační tržní rozpětí najdete na stránce kolik stojí automatizace firemních procesů.
Vývoj probíhá po funkčních částech, nejdřív obvykle synchronizace zákazníků, potom faktury a nakonec stav úhrad. Každou část vidíte v provozu dřív, než začne další. Po nasazení dostanete popis toho, co propojení dělá, a celou dobu jednáte s jedním odpovědným člověkem. Víc o této službě je na stránce AI automatizace a propojení systémů, nebo se ozvěte přes kontakt.
Časté otázky
Jak propojit CRM s Pohodou?
Pohoda přijímá doklady a adresář ve formátu XML. Automaticky to jde přes Pohoda mServer, který XML přijímá po síti, nebo přes hotový konektor, pokud ho Vaše CRM nabízí. Napojení musí počítat s tím, že číslo dokladu přiděluje Pohoda.
Který systém má být hlavní, CRM nebo účetnictví?
Obvykle se data dělí: zákazník a obchodní případ patří do CRM, faktura, platba a saldo do účetnictví. Důležité je, aby se každý údaj upravoval jen na jednom místě a do druhého systému se jen přenášel.
Uvidí obchodník v CRM, jestli zákazník zaplatil?
Ano, pokud propojení přenáší stav úhrad zpět z účetnictví. Po spárování platby se faktura v CRM označí jako uhrazená a faktury po splatnosti se mohou obchodníkovi zobrazit jako upozornění.
Stačí na propojení CRM a Fakturoidu Zapier nebo Make?
Pro jednoduchý tok, kdy vyhraný obchod vytvoří fakturu, často ano, protože Fakturoid má veřejné API. Při více systémech, zálohách, střediscích nebo vlastních pravidlech se scénáře špatně udržují a vyplatí se napojení na míru.
Co dělat s duplicitními zákazníky před propojením?
Před spuštěním se zákazníci v obou systémech spárují, nejčastěji podle IČO, a duplicity se sloučí. Zákazníci bez IČO potřebují jiné pravidlo, například podle e-mailu nebo DIČ. Bez tohoto kroku propojení duplicity jen rozmnoží.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě AI & automatizace.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575