Automatizace pro dopravu a logistiku
Pro dopravce, speditéry a logistické firmy, kde objednávky přeprav chodí e-mailem, dispečer plánuje v tabulce a fakturace čeká, až řidič doveze potvrzené CMR. Automatizace zkrátí cestu od objednávky k zaplacené faktuře a sníží množství ručního přepisování.
- V dopravě se nejvíc času ztrácí přepisem objednávek přeprav, sběrem dokladů od řidičů a čekáním na podklady pro fakturaci.
- AI dokáže z e-mailu nebo PDF přečíst objednávku přepravy (nakládka, vykládka, termíny, cena) a založit ji do systému.
- Řidič vyfotí potvrzený CMR nebo dodací list v aplikaci, doklad se přiřadí k jízdě a faktura může odejít hned.
- Česká republika přistoupila k protokolu o elektronickém nákladním listu e-CMR. Jeho využití ale závisí na tom, jestli ho přijímají i ostatní strany přepravy.
- Dopravní systémy a telematika mají často API. Automatizace se na ně napojí, místo aby je nahrazovala.
Kde dopravní firma ztrácí čas a peníze
Doprava pracuje s nízkými maržemi a velkým objemem dokladů. Každá přeprava znamená objednávku, potvrzení, plánování, dokumenty, doklady od řidiče a fakturu. Typické problémy:
- objednávky od zákazníků a speditérů chodí v různých formátech a dispečer je přepisuje,
- originály CMR a dodacích listů se vozí do kanceláře týdny, a do té doby se nefakturuje,
- zákazníci volají, kde je zásilka, i když data z GPS má firma k dispozici,
- faktury dopravcům a subdodavatelům se ručně párují s jízdami,
- náklady na jízdu (palivo, mýto, diety) se k zakázce přiřazují pozdě nebo vůbec,
- chyba v ceně nebo chybějící doklad se zjistí až při upomínce od zákazníka.
Zpožděná fakturace přitom znamená delší dobu, než firma dostane zaplaceno. Kolik stojí samotná ruční práce, si orientačně spočítáte v kalkulačce.
Jak vypadá automatizovaná přeprava od objednávky po fakturu
- Příjem objednávky. Objednávka přepravy přijde e-mailem, v PDF, z dopravní burzy nebo z portálu zákazníka. AI přečte místa a časy nakládky a vykládky, zboží, váhu, cenu a referenční čísla.
- Kontrola a potvrzení. Systém ověří zákazníka, cenu proti dohodě a odešle potvrzení objednávky.
- Dispečink. Dispečer přiřadí vozidlo a řidiče nebo subdodavatele. Řidič dostane údaje o jízdě do aplikace.
- Průběh přepravy. Stav se aktualizuje z telematiky nebo z aplikace řidiče. Zákazník může stav vidět sám.
- Doklady. Řidič po vykládce vyfotí potvrzený CMR nebo dodací list. Doklad se přiřadí k přepravě a zkontroluje, jestli je podepsaný a čitelný.
- Fakturace. Po doložení dokladu vznikne faktura v účetním programu a odejde zákazníkovi i se skenem dokladu.
Čtení objednávek z e-mailu podrobně popisuje stránka objednávky z e-mailu do systému, fakturaci stránka automatizace fakturace.
CMR, e-CMR a další dokumenty
Nákladní list CMR zůstává v mezinárodní silniční dopravě základním dokladem. Česká republika přistoupila k dodatkovému protokolu k Úmluvě CMR o elektronickém nákladním listu (e-CMR), který pro ni platí od roku 2011. Elektronický nákladní list tak má oporu v mezinárodní úmluvě. V praxi ale záleží na tom, jestli e-CMR přijímají všechny strany přepravy a jestli protokol platí i v zemích, přes které jezdíte.
Do té doby pomáhá i jednoduchá cesta: kvalitní fotka potvrzeného papírového CMR z aplikace řidiče. Fakturace se pak nemusí odkládat do doby, než originál dorazí do kanceláře. Pokud zákazník trvá na originálu, systém hlídá, které originály ještě chybí a u kterého řidiče jsou.
Stejným způsobem lze sbírat další doklady: dodací listy, vážní lístky, protokoly o poškození, účtenky za palivo a mýto. Účtenky se pak přiřadí k jízdě jako náklad a firma vidí skutečný výsledek každé přepravy, ne jen tržbu.
Dopravní systém, napojení, nebo řešení na míru
- Hotový dopravní systém (TMS). Na trhu je řada systémů pro dispečink, telematiku a fakturaci přeprav. Pokud jeden systém pokryje Vaši agendu, je to nejjednodušší cesta.
- Automatizace okolo stávajícího systému. Nejčastější mezera je na vstupu (objednávky z e-mailu) a na výstupu (doklady od řidičů, předání do účetnictví). Na ty se napojuje automatizace přes API, kterou dopravní systémy a telematika často nabízejí.
- Systém na míru. Vyplatí se u specifické agendy, kterou hotové TMS nepokrývá, třeba kombinace dopravy a skladování, vlastní pravidla pro subdodavatele, nebo portál pro zákazníky se stavem zásilek a doklady.
Rozhodovací kritéria shrnuje stránka hotový software nebo systém na míru.
Na co si dát pozor
- Různorodé objednávky. Každý zákazník a speditér posílá objednávky jinak. AI se s tím vyrovná, ale u nových formátů je potřeba první kontrola člověkem.
- Aplikace pro řidiče. Musí fungovat jednoduše, v několika jazycích a bez signálu. Řidič nemá čas vyplňovat formuláře.
- Kvalita fotek dokladů. Rozmazaný nebo neúplný snímek CMR zákazník nepřijme. Aplikace by měla kvalitu zkontrolovat hned při focení.
- Ceny a příplatky. Čekací doba, extra zastávky a palivové příplatky mají být zachycené u přepravy, jinak se na faktuře zapomenou.
- Data o poloze. Údaje z GPS o vozidlech a řidičích jsou citlivé. Zákazník má vidět jen svou zásilku, ne celou flotilu.
Jak automatizaci pro dopravu postavíme v KUDEN
Začínáme rozborem s dispečinkem a fakturací: odkud objednávky chodí, jaký systém a telematiku používáte, jak se sbírají doklady a jak dlouho trvá od vykládky po vystavení faktury. Dostanete návrh s rozsahem a cenou předem. Cena závisí hlavně na počtu napojených systémů, na tom, jestli je součástí aplikace pro řidiče, a na rozmanitosti objednávek.
Stavíme po funkčních částech, nejčastěji nejdřív příjem objednávek nebo sběr dokladů od řidičů. Každou část vidíte v provozu, než začne další. Celou dobu máte jednoho odpovědného člověka. Více o službě najdete u interních systémů, nebo se ozvěte přes kontakt.
Časté otázky
Jak automatizovat příjem objednávek přeprav z e-mailu?
AI přečte objednávku z e-mailu nebo PDF a vytáhne místa a časy nakládky a vykládky, zboží, cenu a referenční čísla. Údaje se založí do dopravního systému a dispečer je jen zkontroluje a přiřadí vozidlo. U nových formátů objednávek je první kontrola ruční.
Platí v Česku elektronický nákladní list e-CMR?
Česká republika přistoupila k dodatkovému protokolu k Úmluvě CMR o elektronickém nákladním listu, který pro ni platí od roku 2011. Použití e-CMR v praxi záleží na tom, jestli ho přijímají zákazník, příjemce a další strany přepravy.
Jak fakturovat přepravu dřív, než dorazí originál CMR?
Řidič po vykládce vyfotí potvrzený CMR v aplikaci, doklad se přiřadí k přepravě a faktura odejde se skenem. Pokud zákazník vyžaduje originál, systém hlídá, které originály chybí. Fakturace se tak zrychlí o dny až týdny.
Může zákazník sám sledovat stav své zásilky?
Ano, přes jednoduchý portál nebo odkaz, kam se stav propisuje z telematiky nebo aplikace řidiče. Zákazník vidí jen svou zásilku a doklady k ní. Dispečink pak nevyřizuje dotazy, kde je zboží.
Musíme kvůli automatizaci měnit dopravní systém?
Většinou ne. Automatizace se napojí na stávající dopravní systém a telematiku přes API a doplní, co chybí, typicky příjem objednávek, sběr dokladů a předání do účetnictví.
Chcete to vyřešit ve Vaší firmě?
Napište nám, jak to u Vás dnes funguje. Ozve se Vám přímo člověk, který to bude stavět, a po krátkém hovoru dostanete rozsah a cenu předem. Víc o službě Interní systémy.
Nebo rovnou: info@kuden.cz, +420 736 253 575